Análisis y descripción de las actividades de seguimiento y control

Asignación detallada de tareas

Continuando con la planificación del proyecto, la asignación de tareas ha de ser prácticamente automática.

Cada miembro ha de saber exactamente qué ha de hacer y cuándo se ha de hacer, o en su defecto, la persona responsable de la fase del proyecto ha de saber qué se ha de hacer y con qué recursos cuenta para elaborar las tareas asignadas, y el plazo de tiempo del que dispone para cada una de las tareas.

En organizaciones estructuradas, la asignación de tareas se realiza por medio de dispensadores automatizados o software de Workflow (flujo de trabajo, en inglés) que, tras haber ideado o programado, en cierta manera, un flujo de trabajo, reparten las tareas a cada uno de los miembros del equipo por orden y en su momento justo.

Importante! Bonita BPMes un ejemplo de software especializado, de código libre, para la asignación automatizada de tareas en Procesos productivos.

Las tareas se pueden asignar en función de parámetros predefinidos en el proyecto; o en función de los conocimientos del personal humano; o en función de la conducta, motivación, voluntad o compromiso de la persona por realizar la tarea.

Ejemplo:

Hay que fabricar dos latiguillos de red de unas dimensiones especiales a las estándar para un armario de comunicaciones. Se disponen de todos los recursos materiales para solventar el contratiempo y no hay más remedio que hacerlo en ese momento, pero nadie de los presentes sabe cómo crimpar un terminal RJ45.

¿Quién será la persona más idónea y a la que se le asignará esta tarea? Hay que recordar que la voluntad o compromiso de la persona puede ser uno de los parámetros para la asignación de tareas.

Comunicación al equipo del proyecto

La comunicación entre los miembros del equipo humano es fundamental para el buen desarrollo del proyecto.

Dentro de las posibilidades de comunicación se tiene la verbal o reuniones de grupo, muy útil en momentos puntuales, pero que no deja constancia de cualquier cambio que se negocie en ese instante si no se toma nota para que posteriormente se incluya en las variaciones de la planificación.

Todo el tráfico de datos generado por la asignación de tareas, o por los documentos de control o seguimiento o por cualquier otra circunstancia, ha de llegar a la persona adecuada y de la mejor forma posible.

Esta Información ha de ser legible y clara, sin posibilidad de equívocos o malas interpretaciones.

Los canales han de ser lo más directos posibles, dejando Registro de la actividad adecuadamente, sin entorpecer ni provocar colas o tapones que puedan generar retrasos en la planificación del proyecto.

Se ha de tener en cuenta que se pueden producir variaciones en la planificación y se deberá disponer de mecanismos que activen los Procesos de retro-alimentación adecuados, en cada caso, para lograr subsanar y absorber las posibles variaciones de tiempo, coste o recursos.

Seguimientos de tareas

El seguimiento de tareas por parte de la persona responsable no ha de ocasionarle un gasto de tiempo ni de recursos elevado. Previamente, se establecen los llamados hitos, que determinan estados y momentos puntuales en el desarrollo del proyecto.

Ejemplo:

Se establece un Hito de que un día antes de la colocación de la electrónica de red han de estar presentes los equipos.

Al establecer un Hito para el día de la entrega de equipos, si estos se han entregado uno o dos días antes, se llegará al Hito marcado sin contratiempos para la siguiente tarea. Pero si llegado el momento marcado por el Hito no se dispone de la electrónica prevista, al realizar el seguimiento sobre este Hito se podrán tomar las medidas adecuadas.

En la comprobación del Hito no se ha invertido más tiempo del necesario, facilitando el seguimiento de la marcha del proyecto.

Gestión de incidencias: análisis del impacto, propuesta de solución y Registro de la Incidencia

Durante la ejecución de cualquier proyecto es muy habitual que se produzcan incidencias.

Sin los mecanismos adecuados para su gestión, estas incidencias pueden llegar a convertirse en una auténtica pesadilla. Lo bueno es que las soluciones aplicadas sirven como “base de conocimiento” para que en situaciones iguales, o muy parecidas, se sepa reaccionar de manera mucho más rápida que la primera vez que se originó, o incluso anticiparse para que esta no se produzca. Para el Registro de la Incidencia se pueden adoptar distintas vías de entrada: correo electrónico, atención telefónica, formularios web, bloc de notas, etc.

La toma de datos ha de ser lo más detallada y clara posible. Dentro del rango de datos pueden tomarse:

• Fecha de la Incidencia.
• Si es posible, la causa o secuencia que la ha provocado.
• Síntomas de la Incidencia.
• El lugar donde se ha producido.
•  Datos de contacto de la persona que la ha notificado, etc.

Al recibir los datos de la Incidencia se procederá al análisis del impacto. Cualquier Incidencia, por pequeña que esta parezca, puede condicionar la marcha del proyecto. Se ha de prestar especial atención a las incidencias provocadas por imprevistos. El resultado de su análisis, en la mayoría de los casos, acaba generando nuevos procedimientos o actualizando los ya existentes. Una vez analizada la Incidencia se evaluará la mejor propuesta de solución. Recopilados los datos y analizado su impacto, se procederá a su resolución, dejando constancia en la ficha de la Incidencia del Procedimiento resultante.

Aplicación práctica

Ampliando el caso práctico del apartado anterior, se tiene que:

Por motivos constructivos del inmueble donde se va a realizar la instalación, se ve incrementado el tiraje de cable UTP en un 23 %, adoptando una sobrecarga de recursos, con un coste añadido de 30 euros la hora por el alquiler de una perforadora de mano, para la realización de seis pasamuros en muros de hormigón armado de 40 centímetros de espesor.

• Se incrementan las horas de trabajo en dos diarias para absorber las tareas extras originadas por el contratiempo.

Registre la Incidencia correspondiente a la situación propuesta y analice el impacto sobre el plan previsto. Actualice los procedimientos necesarios y estime su repercusión sobre el plan programado.

SOLUCIÓN (Posible Solución):

Se registra la Incidencia y se comunica al responsable inmediato la situación que se ha presentado y se rellena el formulario web para que quede constancia, indicando en el motivo: “Al realizar el tendido de cable hacia la zona 2 nos encontramos con un muro de hormigón de 40 cm. Para pasar todo el grueso de cable se ha calculado que se han de practicar seis pasamuros de 6 cm de diámetro. Se hace necesaria una perforadora de mano”.

Se analiza el impacto que tiene esta Incidencia:

• 30800 euros es el presupuesto inicial, donde el 30 % (9240 euros) corresponde al material y el 70 % (21560 euros), a la mano de obra de dos operarios por 40 horas.
• El material se ve incrementado en un 23 % (2125,2 euros).
• El coste de alquiler del taladro: 2 horas diarias durante 5 días a 30 euros/hora, que cuestan 300 euros.
• El incremento de coste de mano de obra, teniendo en cuenta que la hora de los dos operarios cuesta 539 euros (coste de mano de obra inicial entre las horas presupuestadas al inicio), sería de 10 horas por 539 euros/hora, dando 5390 euros en mano de obra.

Al concluir los trabajos se tiene que:

• En total, el presupuesto inicial se ve incrementado en 7815,2 euros, un 25,4 % más.
• Sobre el Procedimiento se realiza la modificación de incluir como recurso necesario un taladro de mano y accesorios para trabajos con muros de hormigón.
• Sobre el Procedimiento de cálculo presupuestario se realiza la modificación de: “Observar con detenimiento y tener en cuenta las características del inmueble en la realización de presupuestos”.
• Los plazos de entrega siguen siendo los mismos al no haber consumido tiempo previsto para otras tareas.

Gestión de cambios en los requisitos: análisis de la petición: probación de la solución, estimación del esfuerzo y planificación de la solución y Registro del cambio

Los cambios, a diferencia de las incidencias, son situaciones provocadas a conciencia. Hay cambios que no tienen gran repercusión y se aceptan e integran sin mayor problema, pero ha de quedar constancia de ellos igualmente.

Otros, en cambio, pueden llegar a trastocar por completo la marcha del proyecto y necesitan de varias fases para gestionarlos.

Se inician en base a una petición de cambio, que puede llegar por alguna de las distintas vías de comunicación que se habiliten (de forma directa, por correo electrónico, mediante Documento normalizado y debidamente formalizado).

Al llegar la petición, se procederá a su análisis por parte del personal competente. Una vez analizada y aprobada su solución, pasará al responsable de ejecución, el cual realizará la correspondiente estimación de esfuerzo y reflejará los cambios en el plan programado actual. Esta nueva previsión, posiblemente, actualizará los costes productivos, generando un nuevo presupuesto para el proyecto.

Todas las peticiones que generen modificaciones sobre el plan previsto inicial deberán quedar debidamente reflejadas en el Registro de cambios del proyecto de forma cronológica.