Auditorías

En la norma ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario, el término auditoría con respecto a la Calidad se define como el “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (registros, declaraciones de hechos o cualquier otra Información) y evaluadas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría (conjuntos de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia)”; además, esta norma implica que se realicen auditorías en intervalos de tiempo planificados y obliga a realizar auditorías internas.

Clasificación de las auditorías

Se podría realizar una clasificación de las auditorías diferenciando entre Internas y externas:

• Auditoría interna o de primera parte: esta es la que se realiza por parte de la plantilla de la propia organización. Esta auditoría proporciona Información para la dirección y para las Acciones correctivas, preventivas o de mejora.
• Auditoría externa o de segunda parte: este tipo de auditoría es realizado por los clientes de la organización cuando existe un contrato entre ambas partes. Su principal función es la de proporcionar confianza al cliente con respecto a la organización.
• Auditoría externa o de tercera parte: es realizada por organizaciones competentes de certificación que expiden las certificaciones del sistema de gestión de Calidad. Estas auditorías proporcionan confianza a posibles clientes de la organización.

En las auditorias se detectan las no conformidades, discrepancias entre lo que exige la norma y lo que se define en el manual de Calidad y anexos, y la forma de actuar en la realidad. La auditoría es el mejor medio para comprobar que la organización está realizando el trabajo según lo establecido, evaluando así la introducción de mejoras si fuese necesario, además de corregir y adecuar el sistema de Calidad.

Las auditorías internas que necesita realizar cualquier empresa u organización sirven para:

• Verificar que el sistema de Calidad está implantado y que cumple los requisitos constantemente.
• Establecer eficacia y eficiencia del sistema para conseguir los objetivos marcados.
• Confianza a clientes para que tengan la seguridad de que la empresa dispone de herramientas que aseguran el cumplimiento de la Calidad en sus productos o servicios.
• Cumplir con los puntos establecidos en las normas internacionales.

Algunos puntos que una auditoría verifica son:

• Que los procedimientos estén definidos en el lugar adecuado.
• Que los procedimientos estén adecuados a la función a desarrollar.
• Personal capacitado en los procedimientos correspondientes.
• Que lo realizado esté en consonancia con lo documentado.

El informe de auditoría será consensuado con el responsable del área auditada junto con los colaboradores para llegar a un acuerdo en las medidas correctivas necesarias. La dirección del área auditada debe decidir las Acciones sin demora alguna para eliminar las no conformidades que han sido detectadas. Una vez tomadas las Acciones pertinentes se debe incluir una verificación de las Acciones tomadas y un informe de los resultados de la verificación. Las auditorías internas conllevan unos registros de la Calidad, donde se debe nombrar a un responsable para su archivo y conservación.

La realización de un proceso de auditoría puede ser activado por:

• Administración: la cual somete a un proceso de auditoría el sistema de gestión de la Calidad de una organización como un paso más en la homologación del producto o servicio.
• Exigencia de un cliente: el cual solicita un proceso de auditoría antes de iniciar o durante el desarrollo del proceso.
• Solicitud de una entidad certificadora: la cual puede pedir la certificación de que el sistema de Calidad implantado es acorde al modelo adoptado.
• Propio sistema de Calidad: donde se realizarán auditorías internas realizadas por el personal de la organización.