Coste
El presupuesto del proyecto es una estimación de los costes del proyecto que se va a llevar a cabo, mientras que el coste real representa la cantidad real desembolsada en materiales, equipos o salarios durante el desarrollo del mismo.
La gestión de costes del proyecto consiste en realizar una serie de procesos necesarios para que el proyecto pueda ser ejecutado y completado dentro del presupuesto establecido y aprobado. Esta gestión de costes incluye los procesos de estimación de costes, determinar el presupuesto y controlar el coste para completar el proyecto de red telemática dentro del presupuesto establecido.
A continuación se define cada uno de estos tres Procesos:
Estimar los costos
Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros que se consideran necesarios para completar y finalizar las actividades de las que se compone el proyecto de implantación de una red Telemática.
Determinar el presupuesto
Consiste en realizar la suma de los costos estimados de las actividades individualmente o de los paquetes de trabajo y de esta forma establecer la línea de base de costo. La línea de base de costo se define como un presupuesto
distribuido en el tiempo a partir del cual se puede medir, supervisar y controlar el coste general del proyecto.
Ejemplo:
A continuación se muestra un ejemplo para determinar el presupuesto del proyecto de red Telemática utilizando un diagrama para obtener el resultado de la suma de costos para el paquete de trabajo correspondiente al cableado y para las pruebas.
Diagrama para obtener el resultado de la suma de costos
El resultado de cada paquete de trabajo se obtiene sumando el coste de cada actividad que se encuentra por debajo de dicho paquete.
La cuenta de control es la suma de los dos paquetes de trabajo que se encuentran en el nivel inferior.
Finalmente, la linea base de costo sería la suma de las cuentas de control (en este caso solo una cuenta de control) y, por último, obtener la suma total del presupuesto sumando la linea base de costo y los gastos imprevistos.
Recordemos! Para determinar el presupuesto del proyecto de redes telemáticas se suma la estimación de costos de las actividades dentro del paquete de trabajo.
Controlar los costos
Consiste en monitorear la situación del proyecto de forma que se actualice el presupuesto de dicho proyecto y poder gestionar los cambios referentes a la línea base de costo. Permite identificar las variaciones tanto positivas como negativas de los costes con respecto a los costes planificados y de esta forma emprender Acciones correctivas que minimicen los riesgos.
El control de coste se puede representar de forma gráfica realizando una comparación de la base de costes con el coste real acumulado hasta la fecha de control correspondiente. En esta gráfica se representa el valor del coste en el eje vertical, mientras que en el eje horizontal se representa la escala de tiempo donde se puede comparar en cada momento la relación entre el coste real y el coste presupuestado. En la gráfica que se incluye como ejemplo se puede observar cómo el coste real está por debajo del coste presupuestado para un tiempo concreto de 2 meses (establecido por la fecha de control), lo que indica que durante los dos primeros meses de desarrollo del proyecto los costes reales del proyecto no están superando a la estimación presupuestada y aprobada al inicio.
Gráfica de comparación de costes entre el presupuesto y el coste real
En la representación gráfica se pueden establecer los límites máximos de sobrecoste y de ahorro, siendo la superación de estos límites los indicativos de que los costes están fuera del control.
Los tres Procesos anteriores interactúan entre sí y, dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede acarrear el esfuerzo de una o varias personas dentro del grupo de proyecto.
Cada proceso es ejecutado al menos una vez durante el desarrollo del proyecto y, en caso de que el proyecto esté dividido en fases, cada proceso se ejecutará en una o más fases del proyecto
Importante! Sobrepasar el límite de ahorro también es considerado un problema ya que puede ser indicativo de alguna rebaja en la Calidad o en el alcance.
Ejemplo sobre control de costes
Se va a realizar un control de costes sobre un proyecto de implantación de una red Telemática para cada actividad realizada. En la siguiente tabla se muestra el presupuesto estimado a lo largo del desarrollo del proyecto:
| Actividad | Cantidad | Estimado | Tiempo |
| 1. Obtención de Información y requisitos | 1 | 3.000 € | Ia semana |
| 2. Cableado de red y armarios | 8.600 € | 2a y 3a semana | |
| 3. Material de cableado y armarios | 1.400 € | 4a semana | |
| 4. Certificación del cableado | 1 | 3.200 € | 5a y 6a semana |
| 5. Dirección y gestión del proyecto | 1 | 1.300 € | 7a y 8a semana |
| 6. Configuración de la red | 1 | 350 € | 7a y 8a semana |
| 7. Pruebas y documentación | 1 | 4.700 € | 7a y 8a semana |
| TOTAL | 22.550 € | 2 meses | |
También se deben reflejar los costes reales que finalmente se han producido en la ejecución del proyecto como se muestra en la siguiente tabla:
|
Actividad |
Cantidad |
Coste Real |
Tiempo |
| 1. Obtención de Información y requisitos | 1 | 3.150 € | 1* semana |
| 2. Cableado de red y armarios | 1 | 8.000 € | 2a y 3a semana |
| 3. Material de cableado y armarios | 1 | 1.850 € | 4a semana |
| 4. Certificación del cableado | 1 | 3.800 € | 5a y 6a semana |
| 5. Dirección y gestión del proyecto | 1 | 1.300 € | 7a y 8a semana |
| 6. Configuración de la red | 1 | 400 € | 7a y 8a semana |
| 7. Pruebas y documentación | 1 | 4.700 € | 7a y 8a semana |
| TOTAL | 23.200 € | 2 meses | |
La duración total del proyecto es de 2 meses, estableciendo dos fechas de control de costes (en color rojo).
A partir de la tabla del coste estimado y la tabla del coste real, se puede realizar la desviación de costes producida y analizar las fechas de control así como los límites de sobrecoste y ahorro producidos indicando las posibles consecuencias que pueden tener sobre el proyecto.
Para realizar la comparación hay que basarse en la siguiente tabla, donde se obtiene la desviación de costes producida en cada una de las actividades:
| Actividad | Coste Real | Estimado | Desviación |
| 1. Obtención de Información y requisitos | |||
| 2. Cableado de red y armarios | |||
| 3. Material de cableado y armarios | |||
| 4. Certificación del cableado | |||
| 5. Dirección y gestión del proyecto | |||
| 6. Configuración de la red | |||
| 7. Pruebas y documentación | |||
| TOTAL |
Se va completar la tabla anterior con los datos de costes estimados y costes reales que contienen sus respectivas tablas y obtener la desviación de coste en cada actividad y su representación gráfica. También se van a analizar las dos fechas de control estableciendo una máxima desviación de 500 € entre la estimación y el coste real de cada actividad.
Para evaluar la desviación en cuanto al coste del proyecto se deben comparar las dos tablas y analizar si se han sobrepasado los límites máximos de sobrecoste o ahorro, considerando una desviación de 500 € como límite máximo tanto positivamente como negativamente.
Para cada actividad se ha reflejado el presupuesto estimado y la duración de la actividad para posteriormente poder hacer una gráfica comparativa de costes sobre la línea temporal de desarrollo del proyecto.
Se han establecido dos fechas de control en los plazos que se creen importantes para realizar el seguimiento y el control de costes, señalizadas de color rojo en las tablas. En este caso, la primera fecha será al finalizar la 3a semana, justo después de realizar la actividad de cableado de red y armarios. La segunda fecha será al finalizar la 6a semana, justo después de realizar la actividad del certificado del cableado.
Lo siguiente será realizar la base de costes mediante la comparación entre la tabla de costes reales y la tabla de costes estimados. A partir de esta comparación se elabora la gráfica que refleja las desviaciones producidas con los límites de sobrecoste y ahorro establecidos inicialmente. A continuación se muestra la comparación de las dos tablas:
| Actividad | Coste Real | Estimado | Desviación | |
| 1. Obtención de Información y requisitos | 3.150 € | 3.000 E | 150 € | |
| 2. Cableado de red y armarios | 8.000 € | 8.600 € | -600 € | |
| 3. Material de cableado y armarios | 1.850 € | 1.400 € | +450 € | |
| 4. Certificación del cableado | 3.800 € | 3.200 € | + 600 € | |
| 5. Dirección y gestión del proyecto | 1.300 € | 1.300 € | 0 € | |
| 6. Configuración de la red | 400 € | 350 € | +50 € | |
| 7. Pruebas y documentación | 4.700 € | 4.700 € | 0 € | |
| TOTAL | 23.200 € | 22.550 € | + 650 € | |
En las celdas de color amarillo aparecen los costes en los que la desviación, tanto superior como inferior, ha superado el límite de 500 € establecido.
Para la actividad 2 se observa que la desviación es negativa en 600 €, lo que indica que se ha gastado menos de lo previsto en el presupuesto, sobrepasando este dato los límites de ahorro y que puede indicar que la Calidad y el estructurado del cableado no han sido los correctos y exigidos en los requisitos.
Para la actividad 4 se observa que la desviación es positiva en 600 €, lo que indica que la actividad de certificado ha superado los límites de sobrecoste establecidos y posiblemente sea debido a la necesidad de una contratación externa para el certificado.
La desviación total ha resultado positiva en 650 €, lo que supone un sobrecoste sobre la estimación inicial, no siendo esta cantidad muy elevada y considerándose admitida en cuanto a los costes del proyecto.
A continuación se muestra la gráfica comparativa entre el coste real y la estimación del presupuesto:
Gráfica de comparación do costos mili o ni presupuesto y el coste real
Se observa que el primer mes se ha producido un ahorro que será reflejado en la primera fecha de control (línea verde) y que fue provocado en la actividad del cableado. En el segundo mes se ha producido un sobrecoste que será reflejado en la segunda fecha de control, producido por la actividad del certificado.
A partir de esta Información generada sobre el control del coste del proyecto se puede realizar la evaluación para determinar si el proyecto está siendo ejecutado dentro del presupuesto aprobado inicialmente y poder analizar la variación entre el desempeño del costo real y la línea base original de costo.
Aplicación práctica sobre control de costes
Se necesita realizar un control de costes sobre el proyecto de implantación de una red Telemática a partir de los datos para cada una de las fases en las que se ha dividido el proyecto y que contiene la siguiente tabla:
| FASE | SEMANA | COSTE REAL | ESTIMADO | DESVIACIÓN |
| Fase 1: Recopilación de documentación | Ia semana | 2.750 € | 2.800 € | -50 € |
| Fase 2: Diseño de la red | Ia semana | 3.000 € | 3.100 € | -100 C |
| Fase 3: Despliegue del cableado e instalación de equipos de red | 2a, 3a semana | 22.500 € | 21.000 € | +1.500 € |
| Fase 4: Certificación del cableado | 4a semana | 2.800 € | 3.100 € | -300 € |
| Fase 5: Configuración de la red Telemática | 5a semana | 1.600 € | 1.500 € | +100 € |
| Fase 6: Pruebas de funcionamiento de la red | 6a y 7a semana | 350 € | ||
| Fase 7: Documentación del proyecto | 7a semana | 4.700 € | ||
| TOTAL | € | € | +1.150 E |
El control de costes se debe realizar por semanas, es decir, si en una misma semana se ejecutan dos fases del proyecto distintas, el coste se calculará sumando los costes de esas dos fases.
El plazo de ejecución del proyecto está establecido en 7 semanas. La máxima desviación tanto positiva como negativa es de 300 € y se han establecido dos fechas de control al finalizar la fase 3 y la fase 5.
Como dato hay que señalar que no se ha finalizado la ejecución del proyecto y, por tanto, se pide elaborar la representación gráfica de control de costes que muestre la desviación producida hasta la finalización de la fase 5, es decir, hasta la 5a semana de proyecto.
Solución:
En la primera semana coinciden la ejecución de la fase 1 y la fase 2, por tanto, el resultado del coste real en la Ia semana es de 5.750 € mientras que el resultado del coste estimado es de 5.900 €.
A continuación se muestra la gráfica comparativa entre el coste real y el coste presupuestado:
Gráfica de comparación entre costes real y estimado con dos fechas de control
Se observa como en la primera fecha de control se produce una desviación de sobrecoste de 1.500 € correspondiente a la fase de despliegue de cableado e instalación de equipos. Este sobrecoste supera el límite máximo impuesto de 300 €, por tanto, será necesario realizar un ajuste del coste en el tiempo restante del proyecto.
Para la segunda fecha de control se ha producido un sobrecoste de 100 € y por tanto está dentro del límite de 300 € establecido.
En las dos siguientes fases se realizará el mismo control de costes que en las etapas anteriores y realizando un ajuste para que el coste del proyecto finalice dentro del presupuesto inicial.
