Descomposición de tareas
El éxito en la planificación y el control del proyecto depende de una definición correcta del ámbito, siendo el diagrama de descomposición de tareas, una herramienta muy útil para ello. Mediante la estructura de descomposición de tareas se establece el diagrama organizativo que representa las actividades del proyecto, que a su vez es subdividido en elementos más pequeños hasta el nivel inferior donde aparecen los paquetes de trabajo.
La estructura de descomposición del trabajo (EDT) es una herramienta fundamental para la gestión de proyectos.
Se puede afirmar que el diagrama de descomposición de trabajo es un prerrequisito donde se une el proyecto global con la elaboración del método sobre el camino crítico.
Explicación de los objetivos del proceso de descomposición en tareas
El objetivo principal de la descomposición de tareas es organizar y definir el alcance del proyecto de forma jerárquica orientada al entregable para cumplir los objetivos del proyecto y crear los entregables necesarios.
Su forma jerárquica facilita la identificación de los elementos finales, los paquetes de trabajo, siendo esta descomposición de trabajo un elemento exhaustivo en cuanto a la definición del alcance del proyecto y utilizado como base para la planificación del proyecto sobre la implantación de la red Telemática.
Todo el trabajo necesario que se realizará en la instalación de la red debe reflejarse en la descomposición de tareas de manera que en cada actividad que se ejecute se conozca su origen en una o más entradas para la estructura de descomposición.
El diagrama de descomposición elaborado deberá poner de manifiesto y definir el ámbito del proyecto y la responsabilidad de cada paquete de trabajo establecido. La estructura de descomposición deberá contemplar la organización de las actividades en el que cada nivel sucesivo representa la división del nivel superior establecido. Cada nivel de descenso representa un mayor detalle en cuanto a las descripciones de los elementos incluidos dentro de la estructura de descomposición.
El objetivo principal de la EDT es organizar y definir el alcance del proyecto jerárquicamente y orientado a entregables.
Descripción del proceso
Para representar la organización de las tareas requeridas dentro del proyecto de forma eficaz debe tenerse en cuenta que su característica principal es ser orientada a entregables o productos de trabajo, siendo estos el resultado del esfuerzo realizado y no del esfuerzo en sí.
De esta forma, para construir una EDT hay que tener muy claro el alcance sobre la implantación de red Telemática, siendo definida la magnitud y la dimensión de la red en la declaración de alcance del proyecto.
La descomposición de tareas debe ser progresiva representando siempre el alcance completo del proyecto; por tanto, para elaborar la EDT se debe desglosar desde lo general a lo particular, siendo cada nivel el resultado de la integración del siguiente nivel.
El contexto y la dimensión de la red determinarán los niveles en cuanto al ancho y alto de la estructura EDT, cumpliendo siempre el alcance definido y asegurando la ejecución de las tareas para obtener los resultados esperados en la red Telemática.
La forma más sencilla de abordar la definición de la EDT es revisando los objetivos del proyecto para la implantación de la red Telemática que definirá un primer nivel de trabajo.
Otra forma recomendada consiste en orientar la descomposición o el desglose del trabajo según los entregables del proyecto, siendo estos entregables el resultado o la capacidad para generar un servicio único y verificable que debe ser producido para completar una fase, un proceso o el proyecto de implantación de la red Telemática.
Importante! La EDT documenta el alcance del proyecto pero no su plan de ejecución.
La distribución del trabajo puede incluir las fases de administración, iniciación, planificación, diseño de la red, su implantación, verificación y cierre del proyecto. Para comenzar se elabora una lista de actividades incluidas dentro del proyecto, y a partir de esta lista se categorizan y agrupan las actividades consideradas tareas mayores, formando el nivel 1 con una secuencia determinada. A partir de esta fase 1 se realizan las subdivisiones hasta llegar al último nivel donde se definen los paquetes de trabajo con el nivel de detalle para realizar el control necesario y requerido por el jefe de proyecto.
Las divisiones en diferentes niveles de trabajo dependerán de:
- El trabajo que se debe realizar según su complejidad de la red, dependiendo de sus necesidades y los requisitos deseados.
- El equipo de proyecto asociado al trabajo estableciendo la necesidad de obtener una salida asignada a un contratista o a parte del equipo de trabajo que tiene un coste específico dentro del proyecto de implantación de la red Telemática.
- La tarea o tareas definidas como críticas porque es la entrada a otras tareas o porque su salida depende de la continuación sobre la ejecución de la implantación de red deberían ser definidas como paquetes de trabajo.
- La estructura de instalación de la red, los servicios o los entregables dentro del proyecto, donde los niveles de la EDT incluirán los componentes necesarios para la implantación final.
El proceso de descomposición EDT debe facilitar el entendimiento del tra bajo que es necesario realizar en el proyecto de implantación de red Telemática permitiendo una visión global del trabajo y una buena definición de su alcance,
Identificación de técnicas de análisis de tareas
Las técnicas para el análisis de tareas proporcionan el entendimiento sobre el sistema de red Telemática y los flujos de Información necesarios para todo usuario operativo dentro del proyecto.
El proceso de descomposición se divide en dos partes:
- La descomposición de tareas a alto nivel, dividiendo las tareas mayores en subtareas.
- Diagrama de flujo de tareas donde las tareas específicas se dividen en pasos básicos.
Importante! El análisis sobre el flujo de tareas proporcionará la documentación acerca de los detalles sobre las tareas específicas del proyecto de implantación de red Telemática así como cualquier tipo de problema relacionado con la instalación.
Para realizar la descomposición de tareas se pueden emplear técnicas como las tablas de decisión, los diagramas de conectividad, los diagramas de flujo de decisiones y los diagramas de barras que sirven como herramientas en las distintas fases del proyecto.
Tablas de decisión
La tabla de decisión es una herramienta que permite sintetizar los Procesos en los cuales se establece un conjunto de condiciones y Acciones que deben llevarse a cabo.
La tabla de decisión se puede definir como la representación gráfica de una matriz de filas y columnas separadas en cuatro cuadrantes que indican las condiciones y las Acciones. Habitualmente se suelen utilizar tablas de decisiones cuando existen muchas combinaciones.
Las tablas de decisión son una técnica de aplicación para el diseño de sistemas en su documentación y como medio de comunicación y programación. La estructura de una tabla de decisión es la siguiente:
- Identificación de condiciones: donde se indican las condiciones más relevantes. Se detalla una condición por renglón.
- Entradas de condiciones: indica el valor (si lo hay) que se debe asociar a una determinada condición. Se indican los valores de las condiciones indicadas en la primera sección.
- Identificación de Acciones: lista del conjunto de pasos que se deben llevar a cabo cuando se presenta una determinada condición y el orden de ejecución.
- Entradas de Acciones: muestran las Acciones específicas del conjunto cuando determinadas condiciones son verdaderas.
Para construir la tabla se debe determinar el máximo de la tabla y posteriormente eliminar cualquier situación no posible y las redundancias hasta simplificarla lo máximo posible siguiendo los siguientes pasos:
1. Determinar las condiciones.
2. Determinar las Acciones posibles.
3. Determinar las alternativas para cada condición. Existen dos tipos diferentes de tablas:
- Tablas limitadas: solo dos alternativas posibles (sí/no, verdadero/ falso).
- Tablas extendidas: para cada condición existen varias alternativo’.
4. Calcular el máximo de columnas en la tabla de decisión, multiplicando el número de alternativas de cada condición.
5. Elaborar la tabla de cuatro cuadrantes.
|
Condición |
Reglas de decisión |
| Identificación de condiciones | Entradas de Acciones |
| Identificación de Acciones | Entradas de condiciones |
6. Determinar las reglas de la tabla de decisión y completar las alternativo’.
7. Completar la tabla con una X en todas las Acciones que deben ejecutarse con cada regla.
8. Combinar aquellas reglas en las que aparecen alternativas de condiciones que no influyen en el conjunto de Acciones.
9. Verificar la tabla y eliminar redundancia.
10. Reordenar las condiciones si fuese necesario para mayor claridad.
Diagrama de conectividad
Un diagrama de conectividad consiste en trazar las líneas que unen los flujos de entrada para formar los flujos de salida. Cada tarea tiene una conexión establecida con otra tarea dentro del proyecto, representando de esta forma la secuenciación sobre la descomposición del conjunto de tareas establecido.
La unión entre tareas representa secuencialmente lo establecido para llevar a cabo su ejecución durante el proyecto, reflejando un determinado orden en las actividades del proyecto.
Con la elaboración del diagrama de conectividad se pretende que el nivel de detalle sea máximo y que esté enfocado en los detalles del proceso, es decir, en todas las actividades que deben ejecutarse para alcanzar los objetivos exigidos sobre la implantación de red Telemática.
En el diagrama solo se muestran las tareas detalladas y la conexión entre ellas, pero no quién realiza estas tareas.
Para elaborar el diagrama de conectividad primero deberán identificarse todas las actividades necesarias en el proyecto, así como sus entradas y salida’, para de esta forma establecer la secuencia de ejecución en las actividades.
A continuación se muestra un ejemplo sobre la estructura de un diagrama de conectividad para la ejecución de seis tareas estableciendo su secuencia:
Diagrama de conectividad entre tareas
Aplicación práctica sobre la elaboración de un diagrama de conectividad
Elabore el diagrama de conectividad para las actividades incluidas en la implantación de una red Telemática, la cual está compuesta por las actividades que se muestran en la siguiente tabla:
|
Actividad |
Tareas |
Conectividad con tarea |
| Diseño | (1) Requisitos del sistema
(2) Planos de la red |
…. |
| Implantación | (3) Cableado estructurado
(4) Conexionado de equipos de red |
Planos de red |
| Configuración | (5) Configuración de la red | Conexionado de equipos de red y cableado |
| Pruebas | (6) Verificación y pruebas de funcionamiento de la red
(7) Documentos de resultado de pruebas |
Configuración de la red |
| Documentación | (8) Manuales e Informes del proyecto | Pruebas de funcionamiento y documentos de resultado de pruebas |
La tabla anterior indica que las actividades 3 y 4 correspondientes al cableado y conexionado de equipos están conectadas al diseño de los planos de red, lo cual es lógico ya que hasta que no se hayan diseñado los planos no se puede obtener la Información gráfica de la distribución del cableado y el conexionado que se va a realizar para la red.
Lo mismo ocurre para las actividades 6 y 7 correspondientes a las pruebas y los documentos sobre el resultado de las pruebas con respecto a la configuración de la red (5), ya que una vez terminada la configuración se puede proceder a las pruebas de red. Previamente, la configuración de la red depende de la realización de las actividades 3 y 4.
De esta forma se representa la conectividad y la secuenciación entre las actividades mediante el diagrama de conectividad como se muestra a continuación:
Diagrama de conectividad entre actividades
A partir de este diagrama de conectividad, complete cada una de las actividades según la conectividad reflejada en la tabla anterior de manera que se mantenga la secuenciación establecida según el orden y el número de actividad del 1 al 8.
Solución:
Basándose en la conectividad y la secuenciación representadas en la tabla, el diagrama de conectividad de actividades quedaría de la siguiente forma:
Diagrama completado de conectividad entre actividades
En el diagrama se muestra cómo las actividades 3 y 4 (cableado y conexionado) están directamente conectadas a la finalización de lo actividad 2 (planos de red); y lo mismo ocurre para las actividades 6 y 7 conectadas a la actividad 5.
Diagrama de flujo de decisiones
El diagrama de decisiones establece la estrategia en cuanto a la sucesión lógica con respecto al orden de las decisiones así como a la consideración do los elementos contextuales del proyecto. Las etapas de construcción de un diagrama de decisiones son:
1. Identificar los momentos de decisión.
2. Formular las preguntas.
3. Recopilar la Información.
4. Establecer un diagrama provisional.
5. Comprobación del diagrama.
6. Establecer el diagrama definitivo.
Importante! Un diagrama de decisiones se apoya en la decisión según los objetivos establecidos, la localización, la recopilación y el tratamiento de la Información correspondiente.
En esta elaboración habrá que tener en cuenta los recursos necesarios en el proyecto con respecto al tiempo, humanos y económicos. La ventaja en cuanto al uso de un diagrama de flujo de decisiones como herramienta en el proyecto es la clarificación de la estrategia que se va a llevar a cabo en su ejecución.
El diagrama hace visible todo el conjunto de opciones posibles para alcanzar los objetivos del sistema y las incidencias que hayan conducido a las distintas elecciones facilitando de esta forma el análisis de la estrategia. Los limites más relevantes para esta herramienta se presentan en la disponibilidad de la Información y la incertidumbre sobre las casualidades.
En algunas ocasiones es necesario interpretar, con los riesgos de error que esto conlleva, especialmente cuando las decisiones pueden justificarse en la conjunción de varias causas.
A continuación, se muestra un ejemplo de un diagrama de decisiones con tres actividades y dos decisiones:
Diagrama de flujo de decisiones
Diagrama de barras
El diagrama de barras es una representación gráfica donde se muestra la Información relacionada con el tiempo sobre el desglose de tareas. En un diagrama de barras típico se muestra el listado de actividades en la parte izquierda, las fechas en la parte superior y las duraciones de las actividades se represen tan como barras horizontales dependiendo del tiempo. Este tipo de diagrama es el diagrama de Gantt.
El diagrama de barras, durante el proceso de desarrollo del proyecto, con tiene la Información del cronograma de tiempo para cada una de las actividades que deben realizarse durante el desarrollo del proyecto. A continuación se muestra un ejemplo del cronograma para dos fases de un proyecto y sus respectivas actividades:
Ejemplificación de un diagrama de barras sobre las actividades
Este diagrama se puede utilizar para mostrar gráficamente los planes del proyecto, representando con una línea con flechas el inicio y el fin. La escala temporal utilizada puede ser por días, semanas, meses, trimestres o años, siempre en función de la duración y la dimensión del proyecto.
En cada una de las tareas representadas en el diagrama de barras se establece la fecha de inicio y la fecha de finalización de cada actividad. Las tareas deben ser ordenadas de arriba hacia abajo en función de la fecha de comienzo de l.is mismas. Las tareas se pueden colocar de forma secuencial o pueden colocarse de forma paralela cuando su realización es simultánea.
Cuando las tareas son secuenciales, la definición temporal se puede confeccionar utilizando las horas de inicio y finalización de las tareas de forma que una tarea precede a otra y siempre debe comenzar después de la anterior. A continuación se muestra un ejemplo donde se combina la ejecución simultánea de tareas (las dos barras en la parte superior) y la ejecución secuencial de precedencia (las dos barras inferiores) sobre dos actividades:
Diagrama de barras que muestra el estado de ejecución de forma simultánea y la precedencia entre las actividades
Diagrama de flujo de trabajo
Este diagrama representa un ejemplo de cada una de las actividades que se deben realizar para una instalación de red. Se ha establecido una división de las actividades según las fases correspondientes y se ha representado el orden secuencial que debe cumplir la ejecución de cada actividad hasta finalizar el proceso, como se muestra en la siguiente imagen:
Diagrama sobre el flujo de trabajo de una instalación de red
Recomendaciones de buenas prácticas
Para realizar una correcta gestión del proyecto no se debe únicamente tener en cuenta la ejecución del trabajo y las actividades necesarias para su finalización, sino que debe realizarse una monitorización que permita asegurar que los resultados deseados y planificados para el proyecto sean cumplidos según lo establecido inicialmente.
Un buen método para realizar un desglose de actividades del proyecto es realizar una EDT lo suficientemente detallada. Una descomposición detallada de las actividades proporcionará una correcta definición sobre el alcance del proyecto. Por tanto, una buena medida práctica es considerar que la profundidad que debe alcanzar la descomposición de tareas es preguntarse si el nivel establecido permite definir claramente las variables de coste y tiempo correspondientes. En el caso de que no pueda determinarse en el nivel en el que se esté, se debe dividir aún más el desglose de tareas.
Como ya se indicó, se establece una serie de recomendaciones para realizar una correcta descomposición del trabajo. En la siguiente tabla se vuelven a mostrar las recomendaciones más importantes sobre la elaboración de una EDT a modo de recordatorio:
Recomendaciones para elaboración de una EDT
- Una EDT no debe superar los 100 elementos terminales
- La EDT deberá contener tres o cuatro niveles de profundidad
- Cada nivel debe contener entre cinco y nueve elementos en su ancho
- Utilizar un sistema de identificación de niveles basado en jerarquía
- Ejemplo de código de identificación: nivel más alto (1,2,3); nivel inferior (1.1,1.2,1.3) y así sucesivamente
Recordemos! Una buena medida práctica es considerar que la profundidad de la descomposición del trabajo que debe alcanzarse permita definir las variables de coste y tiempo.
Es conveniente tener en cuenta las siguientes recomendaciones prácticas a la hora de realizar la descomposición de tareas en el proyecto:
- Generar un mapa de usuarios indicando sus principales tareas y funcione1.
- Identificar las personas que pueden proporcionar Información sobre las tareas que se realizan, estableciendo reuniones para asegurar que todos los usuarios pueden ser incluidos en el análisis.
- Planificar sesiones de observación con el objetivo de conseguir una per. pectiva sobre las tareas y los problemas que puedan surgir.
- Reunir la mayor cantidad posible y estructurarla de inmediato.
- Acudir a los usuarios para aclarar determinadas cuestiones durante lo elaboración de la estructuración.
Para muchos, la EDT es una herramienta tan sencilla aparentemente que se menosprecia su realización y se prefiere centrar en la obtención de la estimación sobre los costes y el tiempo con estructuras diferentes que provocan confusión y conflictos. Para evitar problemas en la descomposición de las tareas sobre el proyecto se van a establecer las siguientes pautas:
- El objetivo debe estar especificado y claro.
- Cada entregable al cliente definido debe estar acotado en cuanto a su alcance.
- Se sugiere considerar características objetivas para que el cliente verifique que la documentación cumple con lo acordado.
- En la EDT se deben plasmar los esfuerzos de tiempo y coste para el cumplimiento del alcance exigido y acordado, así como los entregables específicos.
- Elaborar y generar la EDT con un orden claro, sin duplicidad o insuficiencia.
- La EDT no debe ser únicamente la gráfica sobre el desglose de tareas establecida al comienzo, sino que será el eje en forma de trabajo durante todo el desarrollo del proyecto.
- Coherencia en cuanto a la cantidad de documentos generados en las actividades, evitando actividades altamente documentadas y otras actividades con Información nula.
Importante! Apoyándose en la EDT y en la documentación de cada paquete de trabajo se consigue un mayor equilibrio sobre las actividades que requieren mayor esfuerzo.
En función del objetivo establecido y el alcance requerido se sugiere hacer una matriz como la que se muestra a continuación donde se representa cada paquete de trabajo y sus respectivas actividades con la definición de un conjunto de preguntas que ayudarán a realizar un correcto desglose de tareas:
Ejemplificación de documentos modelo
En este apartado se van a mostrar algunos ejemplos sobre los documentos modelos para la descomposición y el desglose de las tareas en el proyecto de implantación de una red Telemática. A continuación se muestran ejemplos
sobre los diferentes modelos de documentos para la descomposición de Ib*» tareas:
- Diagrama de la estructura de descomposición del trabajo (EDT) para ni proyecto de red Telemática.
- Cronograma de entregables donde se definen los hitos establecidos durante la ejecución del proyecto y su correspondiente diagrama de barras.
- Lista de tareas donde se enumeran todas las tareas que se van a realizar en la implantación de red Telemática.
- Ficha de descripción de tareas, más concretamente para la tarea de diseño de la red Telemática indicando toda la Información necesaria.
- Ficha del diccionario EDT donde se almacena la Información correspondiente a los paquetes de trabajo definidos en el proyecto.
EDT
Para determinar el alcance del proyecto de implantación de una red Telemática se ha realizado la descomposición de tareas mediante un diagrama que recoge todas las tareas que se van a llevar a cabo durante el proyecto. Par.» cada uno de los niveles más altos se muestran las subtareas de las que están compuestas y que son necesarias ejecutar para completar cada una de las ft ses, como se muestra en el siguiente diagrama:
Diagrama de estructura de descomposición del trabajo para un proyecto de redes telemáticas
Cronograma con entregables
Se han establecido cuatro hitos donde se elaborarán los entregables durante el desarrollo del proyecto. Por ejemplo, en la planificación se han definido las cuatro fechas a lo largo del desarrollo de la implantación de la red Telemática donde se informa del estado del proyecto, proporcionando de esta manera la Información necesaria sobre la ejecución de la instalación, como se muestra mi la siguiente tabla:
|
Entregable |
Hito |
| [Entregable 1] | Diseño de la red |
| [Entregable 2] | Instalación del cableado |
| [Entregable 3] | Configuración y certificación |
| [Entregable 4] | Documentación de la red |
Diagrama de barras cronológico y sus correspondientes hitos para un proyecto de instalación de redes
(los hitos son las flechas)
Anteriormente se presenta el diagrama de Gantt con el diagrama de barras cronológico donde se recogen todas las tareas necesarias para la implantación de la red Telemática así como los cuatro hitos de entregables establecidos justo al finalizar el diseño de red, el conexionado de equipos, las pruebas realizadas y al final de la elaboración de la documentación.
Lista de tareas
El desglose de tareas que incluye el proyecto de red Telemática se muestra en la lista de tareas donde se representan las cinco fases en las que se ha dividido el proyecto. En cada fase se indican las tareas que deben ser realizadas como se muestra en la siguiente lista:
1. Análisis de requerimientos
1.1. Reunión con el cliente
1.2. Planificación del proyecto
2. Diseño de la red
2.1. Diseño del cableado estructurado
2.2. Definición del equipamiento de red
3. Instalación de red
3.1. Electrónica de red necesaria
3.2. Conexión de equipos
4. Configuración y certificación
4.1. Verificación de la red
4.2. Pruebas de red
5. Documentación
5.2. Resultados de la red
5.3. Manual de usuario
Descripción de una tarea
A continuación se muestra una ficha de tareas incluida dentro del desarrollo del proyecto. Esta ficha contiene toda la Información correspondiente a la tarea de diseño de la red donde se indica su número, nombre, una breve descripción, el esfuerzo estimado, la fecha de inicio y fin, su entregable y la asignación del responsable de la tarea.
Ficha de tarea
| Número | 2.1 |
| Nombre | Diseño del cableado estructurado |
| Descripción | Se realizará el diseño del cableado horizontal, vertical y de puesto de usuario cumpliendo las características y los requisitos impuestos sobre la red partiendo de la topología de red establecida con el objetivo de definir el sistema de cableado estructurado de la implantación Telemática |
| Esfuerzo estimado | 2 semanas/hombre |
| Fecha inicio | 20/05/2014 |
| Fecha fin | 03/06/2014 |
| Entregables | Diseño de la red para el cableado estructurado y equipamiento |
| Responsable | Ingeniero de redes |
Diccionario EDT
Fara establecer un orden y una organización en cuanto a los entregables, se elabora un diccionario EDT donde se almacena toda la Información para cada uno de los entregables del proyecto durante su ejecución.
Este diccionario EDT contiene todas las fichas de datos de cada entregable como su nombre, descripción, estimación de costes, el responsable encargado, la duración y las fechas de inicio y fin, como se muestra en la siguiente imagen:
Diccionario EDT para un proyecto de implantación de red Telemática
