Estimación de costes
Una vez realizada la estimación correspondiente a las duraciones y las asignaciones de recursos sobre el proyecto, se calculan los costes asociados a cada una de las tareas que componen el proyecto.
Excederse en la estimación del presupuesto puede tener consecuencias negativas sobre el jefe de proyecto y sobre el proyecto en concreto. Un proyecto (mandado internamente en el cual se ha sobrepasado el presupuesto y los costes estimados puede acarrear una gran pérdida en cuanto a recursos internos de la organización.
Dada la Importancia de la estimación de costes, es necesario hacer un gran esfuerzo para realizar una correcta estimación de costes, utilizando técnicas para elaborar presupuestos como modo operativo de la empresa.
Ejemplificación de distintos tipos de costes
Para la estimación de costes se debe distinguir entre la asignación de costes y el precio del producto, dependiendo de la decisión comercial. La estimación de costes Incluye las tareas de identificación y definición de posibles alternativas, donde es posible realizar una reprogramación de las estimaciones realizadas.
Partiendo de unos datos de partida se puede realizar una estimación de costes lo más exacta posible basándose en los distintos tipos de Información que se generan durante la planificación del proyecto; como por ejemplo la Información histórica, la EDT, la planificación, la estimación de duraciones y la estimación de recursos. Los distintos tipos de costes son los siguientes:
- Recursos humanos: correspondientes a los costes salariales de cada trabajador, establecido su coste según el número de horas y la tarifa horaria correspondiente.
- Materiales: determinando el Precio unitario del material; el coste con respecto a los materiales se define como el número de unidades de material por su coste unitario.
- Equipamiento: este coste implica alquiler de equipos, maquinaria, transporte del equipamiento y mantenimiento.
- Subcontrataciones: son las contrataciones externas con otras empresas que prestan un servicio concreto y acordado.
- Costes indirectos: como viajes, estancias y reuniones fuera del lugar habitual.
Recordemos! Para realizar una estimación de costes lo más exacta posible hay que apoyarse en la documentación que compone toda la planiticación del proyecto de red Telemática.
Por lo general, el coste de un proyecto se compone de cuatro elementos que se indican y describen a continuación:
- Costes directos de mano de obra: se determinan multiplicando los salarios de los trabajadores por la cantidad de tiempo que se espera dediquen al proyecto. En los proyectos de servicio, los costes directos de mano de obra son el componente más grande en cuanto al coste general del proyecto.
- Gastos generales: son los gastos típicos sobre el ambiente de los trabajadores, como por ejemplo las instalaciones de oficinas, la energía eléctrica y el alquiler.
- Prestaciones suplementarias: son beneficios fuera del salario normal otorgado a los empleados, como por ejemplo la seguridad social del trabajador y en algunas ocasiones un seguro de vida, salud, plan de compra de Acciones, plan de jubilación, premios y bonificaciones.
- Costes auxiliares (costes indirectos): son gastos específicos del proyecto que la empresa no hace normalmente, como por ejemplo un viaje para una reunión sobre el proyecto, equipamiento y material especial, honorarios de consultaría y costes de reproducción e Información.
Explicación de la relación opuesta entre duración y coste
Una vez se haya definido el alcance con el nivel de Calidad exigido sobre el proyecto, se puede analizar la relación opuesta entre el tiempo o duración y el coste o recursos del proyecto.
Para ello se establecen dos limites sobre la relación entre la duración y el coste del proyecto. Hay que destacar que estos dos aspectos están directamente relacionados durante el desarrollo del proyecto ya que, produciéndose una variación en alguno de ellos, provoca una modificación en el otro. Los dos limites que se van a establecer son:
- Límite inferior: este límite indica que por muchos más recursos que se asignen no provocará una disminución de la duración de actividades.
- Límite superior: este límite indica que, por mucho que se alargue la duración de la actividad, serán necesarios unos recursos mínimos que asignar.
En la siguiente gráfica se puede apreciar la representación de los costes directos e indirectos para un proyecto determinando un tiempo óptimo de realización de las actividades que proporcionará un coste mínimo. Se observa que la curva de costes directos es decreciente a lo largo de tiempo mientras que la curva de costes indirectos es creciente con el paso del tiempo. Los costes totales se representan mediante un punto donde interfieren el punto establecido como coste mínimo en función del tiempo óptimo de realización.
Hoja de estimación de recursos
Ejemplificación de documentos resultado de la estimación de costes
A continuación se muestran algunos ejemplos de documentos realizados para la estimación de los costes del proyecto. Para analizar los costes, se desglosa el desarrollo y la ejecución del proyecto por etapas, lo que permitirá analizar dichos costes en cada una de estas fases.
Además, se analizan los costes correspondientes a los recursos humanos, materiales y costes globales incluyendo una representación gráfica de barras y porcentaje del coste que conlleva el proyecto.
Tabla de costes por etapas
El proyecto se divide en etapas para facilitar la estimación de costes donde se representará cada etapa, la estimación de su duración, los recursos humanos necesarios y el esfuerzo necesario para la ejecución de cada fase como se muestra en la siguiente tabla:
| Etapa | Duración | Nº de trabajadores | Esfuerzo (horas/trabajador) | Costes por etapa |
| Etapa 1 | 15 días | 4 | 30 | 4.650 € |
| Etapa 2 | 15 días | 3 | 25 | 16.740 € |
| Etapa 3 | 30 días | 6 | 65 | 32.550 € |
| Etapa 4 | 20 días | 2 | 45 | 27.900 € |
| Etapa 5 | 10 días | 2 | 20 | 11.160 € |
Coste de recursos humanos
La tabla correspondiente a los recursos humanos refleja los costes de personal, diferenciando el rol de cada persona, el coste por hora, el número de días de trabajo estimado, la cantidad de personal y los días necesarios para el desarrollo de las actividades, como se muestra en la siguiente tabla:
| Rol | Coste euro/hora | Nº de horas/día | Coste diario | Cantidad | Días de trabajo | Coste total |
| Especialista A | 30 € | 6 | 180 € | 2 | 18 | 6.480 € |
| Especialista | 30 € | 6 | 180 € | 2 | 20 | 7.200 € |
| Técnico A | 25 € | 6 | 150 € | 3 | 45 | 6.750 € |
| Técnico B | 25 € | 6 | 150 € | 1 | 30 | 4.500 € |
| TOTAL | 24.930 € |
Coste de materiales
En la tabla de costes de materiales se representa el coste unitario de cada material necesario durante la ejecución del proyecto, obteniendo el coste total de cada material multiplicando su coste unitario por la cantidad del material correspondiente como se muestra en la siguiente tabla:
| Material | Coste unitario | Canitdad | Coste total |
| Material A | 60 € | 17 | 1.020 € |
| Material B | 460 € | 50 | 23.000 € |
| Material C | 320 € | 45 | 14.400 € |
| Equipamiento A | 246 € | 2 | 492 € |
| Equipamiento B | 4.450 € | 3 | 13.350 € |
| TOTAL | 52.262 € |
Coste total
La tabla de coste total representa el resumen de costes relacionados con H proyecto, como son los costes directos (mano de obra y materiales), los coste, generales, de prestaciones e indirectos, obteniendo así el coste general del proyecto como se muestra a continuación:
| Concepto | Coste |
| Costes directos | |
| Mano de obra | 24.930 € |
| Materiales | 52.262 € |
| Costes generales | 8.700 € |
| Costes de prestaciones | 5.000 € |
| Costes indirectos | 2.000 € |
| COSTE TOTAL | 92.892 € |
Diagrama de costes
En ocasiones es recomendable utilizar elementos representativos como diagramas que muestran el precio detallado para cada una de las actividades. Esta forma de representar los costes profundiza en cada actividad ya que refleja el valor de cada subtarea de la que está compuesta dicha actividad, como se muestra en el siguiente diagrama:
Representación mediante un diagrama de costes
Gráfica de distribución de costes por etapas
La gráfica por etapas es igual que la tabla de etapas pero esta vez se muestra el porcentaje de coste en cada fase sobre el coste total. De esta forma se puede analizar la estimación de coste mediante el porcentaje que acarrea cada etapa, siendo útil esta representación para determinar las etapas con mayor coste según su duración y recursos necesarios.
Gráfica representativa de la distribución de costes por etapas
Gráfica para el porcentaje de estimación en costes
Al igual que la tabla del coste total, esta gráfica representa el porcentaje de cada uno de los gastos de los que se componen el proyecto sobre el coste total, permitiendo analizar gráficamente la influencia de cada tipo de coste sobre el proyecto.
Gráfica representativa del porcentaje sobre la estimación de costes
Aplicación práctica sobre la estimación de costes
Realice la estimación de costes mediante su clasificación dependiendo del tipo de coste al que corresponde. En la siguiente lista se muestran costes derivados de materiales, recursos humanos, equipamiento, subcontratas y costes directos. A partir de esta lista se debe clasificar cada tipo de coste mediante la tabla de clasificación y a partir del coste económico de cada recurso representar gráficamente el porcentaje de estimación de costes.
- Reunión para la promoción del proyecto (75 €).
- Contratación para el transporte de equipos (250 €).
- Equipos electrónicos de la red Telemática (15.500 €).
- Contratación del servicio de instalación ADSL para la infraestructura fuera del edifico de implantación de la red (150 €).
- Viaje del jefe de proyecto a la sede central de la empresa (200 €).
- Licencia para el software de diseño de red (400 €).
- Reunión con un experto de redes externo a la empresa (150 €).
- Cables UTP de red (600 €).
- Dos ingenieros de redes y dos técnicos de cableado dentro de la empresa (16.000 €).
- Equipos electrónicos de pruebas de red (700 €).
- Contratación externa de una empresa gestora de documentación para la aprobación de la instalación (100 €).
- Canaletas para el cableado (200 €).
Deben clasificarse cada uno de los recursos anteriores según el tipo de coste que supone para el proyecto marcando una X donde corresponda en la siguiente tabla:
| Recurso | RR.HH | Material | Equipos | Sub-contrata | Días de trabajo | Coste directo |
| Reunión de promoción de proyecto | ||||||
| Contratación de transporte de equipos | ||||||
| Equipos de red | ||||||
| Contratación del servicio de instalación ADSL | ||||||
| Viaje del jefe de proyecto a la sede central de la empresa | ||||||
| Licencia para el software de diseño de red | ||||||
| Reunión con un experto de redes externo de la empresa | ||||||
| Cables UTP de red | ||||||
| 2 ingenieros de redes y 2 técnicos de cableado dentro de la empresa | ||||||
| Equipos electrónicos de pruebas de red | ||||||
| Contratación externa de una empresa gestora de documentación | ||||||
| Canaletas para el cableado |
A partir del coste de cada recurso y la tabla completada se debe diseñar la representación gráfica del porcentaje para cada grupo según el tipo de coste (recursos humanos, material, equipos, subcontrata y coste directo).
Solución:
La siguiente tabla muestra la clasificación según el tipo de coste que conlleva cada uno de los recursos de la lista:
| Recurso | RR.HH | Material | Equipos | Sub-contrata | Coste directo | |
| Reunión de promoción de proyecto | x (75 €) | |||||
| Contratación de transporte de equipos | x (250 €) | |||||
| Equipos de red | x (15.500 €) | |||||
| Contratación del servicio de instalación ADSL | x (150 €) | |||||
| Viaje del jefe de proyecto a la sede central de la empresa | x (200 €) | |||||
| Licencia para el software de diseño de red | x (400 €) | |||||
| Reunión con un experto de redes externo de la empresa | x (150 €) | |||||
| Cables UTP de red | x (500 €) | |||||
| 2 ingenieros de redes y 2 técnicos de cableado dentro de la empresa | x (16.000 €) | |||||
| Equipos electrónicos de pruebas de red | x (700 €) | |||||
| Contratación externa de una empresa gestora de documentación | x (100 €) | |||||
| Canaletas para el cableado | x (200 €) | |||||
| COSTE TOTAL | 16.000 € | 1.200 € | 16.450 € | 250 € | 425 € |
Para realizar la representación gráfica se utiliza el coste total de cada tipo de recurso que permitirá definir el porcentaje de coste de cada grupo como se muestre a continuación:
Gráfica de estimación de costes
