Herramientas de planificación de proyectos
Todo inicio de proyecto está sujeto a la realización de una serie de actividades para su diseño. Es la distribución de estas actividades y la incorporación de los recursos necesarios lo que conllevará las funciones a desarrollar en la planificación del proyecto.
Es un objetivo irrenunciable el obtener una distribución temporal de las actividades y de los recursos, los cuales reduzcan el coste del proyecto, a la vez que se cumple con los plazos.
La programación de actividades debe ser capaz de crear un calendario de ejecución en el que se reflejen las fechas de inicio y fin de cada actividad de las que se componga el proyecto.
Para poder definir un calendario se hace imprescindible conocer y cuantificar la duración de cada una de las actividades y su orden cronológico.
Con la siguiente tabla se podrá crear el calendario:
N° tarea | Descripción | Dependencia | Duración | Inicio | Final |
1 | Estudio de necesidades | – | 3 | 0 | 3 |
2 | Entrevistas para recabar las necesidades de servicio | 1 | 5 | 3 | 8 |
3 | Estudio de viabilidad | 2 | 2 | 8 | 10 |
4 | Especificaciones del proyecto | 3 | 3 | 10 | 13 |
La Información contenida en la tabla se puede representar en un diagrama de GANTT, herramienta tradicional utilizada en la creación de proyectos.
Si llegado a este punto es posible valorar los recursos, se puede utilizar la programación para la realización de los costes.
En la mayoría de proyectos existen eventos críticos por los que pasa todo el desarrollo del proyecto, siendo relevantes. Se denominan hitos, por eso estos eventos son sometidos a fuertes controles.
El recorrido que determinará la duración del proyecto se denomina Camino crítico y todos aquellos eventos que forman parte de este recorrido son actividades críticas. Se considerarán actividades críticas todas aquellas cuyo retraso de ejecución suponga un retraso en la fecha final del proyecto.
Recordemos! Se considerarán actividades críticas todas aquellas cuyo retraso de ejecución suponga un retraso en la fecha final del proyecto.
Como ejemplo, se utilizará la herramienta ProyectLibre de Open source, para hacer una planificación. Siendo el proyecto el desarrollo de un cableado estructurado para una Administración Pública, con su correspondiente certificación, con una duración aproximada de 3 meses.
El equipo de proyecto se compone de, al menos, las personas que respondan al perfil que se consideren imprescindibles para la realización de las actividades, en este ejemplo:
- Un Jefe de Proyecto
- Dos Analistas de Sistemas (Ing.)
- Tres técnicos en redes
- Un técnico en electricidad
- Nota! Antes de la introducción de datos, es necesario establecer las precedencias entre las distintas actividades que hay que desarrollar dentro del proyecto. Como se aprecia en la siguiente tabla, se trata de establecer de forma secuencial las actividades que se van a llevar a cabo, de tal forma que una actividad depende de la anterior.
Código de la actividad Nombre de la Actividad Estimación (jornadas) Recurso Precedencias 01 Inicio del proyecto 0 – 0 02 Gestión del proyecto 11 Jefe de proyecto 01 03 Construcción de la red 03.01 Estudio de necesidades 4 Jefe de proyecto 01 03.02 Análisis 12/2 Analista de Sistemas 03.01 03.03 Diseño 10/2 Analista de Sistemas 03.02 03.04 Instalación de cableado horizontal, suministro eléctrico 140/4 Técnico Instalador 03.03 03.05 Instalación de cableado vertical, suministro eléctrico 40/4 Técnico Instalador 03.02 03.06 Instalación electrónica de red 6/3 Técnico Instalador 03.03 03.06 Certificación de la red 15/3 Técnico instalador 03.04 03.05 03.06 03.07 Pruebas unitarias 6/2 Analista de Sistemas 03.06 03.08 Pruebas integradas 8/2 Analista de Sistemas 03.07 04 Puesta en marcha inicial 4/2 Analista de Sistemas 03.08 05 Puesta en producción 4/2 Técnico de Sistemas 04 06 Sistema en explotación 2/2 Técnico de Sistemas 05 07 Final del proyecto 0 – 02-06 Total 90 La estimación de jornadas se dividirá por el número de técnicos que trabajen en el proyecto.
Hay que tener en cuenta el control temporal del proyecto. Los hitos de control sirven para revisar el estado del proyecto y establecer Acciones de control sobre el desarrollo del mismo, de forma que se puedan medir las desviaciones entre la realidad y la planificación previa y tomar las medidas correctoras adecuadas para lograr los objetivos del proyecto.
Fecha Hito de Control Participantes 12-11-2013 Inicio de proyecto Jefe de proyecto, todo el equipo 15-11-2013 Revisión y aprobación del estudio de necesidades Jefe de proyecto, analista, cliente 26-11-2013 Revisión y aprobación análisis Jefe de proyecto, analista 30-11-2013 Seguimiento intermedio, diseño Jefe de proyecto, analista 09-12-2013 Seguimiento, diseño bloque 1 Jefe de proyecto, cliente, analista 16-12-2013 Seguimiento, diseño bloque 2 Jefe de proyecto, todo el equipo 23-12-2013 Seguimiento pruebas integradas Jefe de proyecto, cliente 4-01-2014 Seguimiento pruebas iniciales Jefe de proyecto, analista 14-01-2014 Seguimiento primera etapa de explotación Jefe de proyecto, analista 20-01-2014 Seguimiento segunda etapa de explotación Jefe de proyecto, todo el equipo 10-02-2014 Fin de proyecto (cierre) Jefe, cliente, todo el equipo Efectuando la entrada de datos y suponiendo su inicio el 12/12/2013, se obtiene la siguiente captura:
Desde la pantalla inicial, podrá dar de alta los hitos de control y en cualquiera de ellos, con doble clic, podrá ampliar la Información, como se aprecia en las siguientes capturas:
Aplicaciones privativas
Como aplicaciones privativas para poder realizar la planificación, destacan.-
Microsoft Project: http://office.microsoft.com/es-es/project/
Exact Software Iberia: http://www.exact.es/software-de-gestion-de-proyectos/todos-los-proyectos-bajocontrol?gclid=CKjPqNu2hbsCFevjwgodqFIAsQ
KMKey Project: http://www.kmkey.com/productos/software_gest¡on_proyectos?gclid=CPTbjOy3hbsCFa3KtAodlxOAgw
Lighthouse: http://lighthouseapp.com/
Springloops: http://www.springloops.io/
No Kahuna: http://nokahuna.com/
Basecamp: https://basecamp.com/
Aplicaciones libres
Se pueden encontrar estas aplicaciones gratuitas:
CreativePro Office: http://www.mycpohq.com/
Colabtive: http://collabtive.o-dyn.de/index.php
Project HQ: http://projecthq.org/
Gantt PV: http://www.pureviolet.net/ganttpv/index.html
Cloking IT: http://www.clockingit.com/
TeamWork: http://www.twproject.com/home.page
iceScrum: http://www.icescrum.org/en/features-en/
Achievo: http://www.achievo.org/
dotProject.net: http://www.dotproject.net/
GanttProject: http://www.ganttproject.biz/
TaskJuggler: http://www.taskjuggler.org/
ProjectLibre: http://www.projectlibre.org/