Herramientas de planificación de proyectos

Todo inicio de proyecto está sujeto a la realización de una serie de actividades para su diseño. Es la distribución de estas actividades y la incorporación de los recursos necesarios lo que conllevará las funciones a desarrollar en la planificación del proyecto.

Es un objetivo irrenunciable el obtener una distribución temporal de las actividades y de los recursos, los cuales reduzcan el coste del proyecto, a la vez que se cumple con los plazos.

La programación de actividades debe ser capaz de crear un calendario de ejecución en el que se reflejen las fechas de inicio y fin de cada actividad de las que se componga el proyecto.

Para poder definir un calendario se hace imprescindible conocer y cuantificar la duración de cada una de las actividades y su orden cronológico.

Con la siguiente tabla se podrá crear el calendario:

N° tarea	Descripción	Dependencia	Duración	Inicio	Final
1	Estudio de necesidades	–	3	0	3
2	Entrevistas para recabar las necesidades de servicio	1	5	3	8
3	Estudio de viabilidad	2	2	8	10
4	Especificaciones del proyecto	3	3	10	13

La Información contenida en la tabla se puede representar en un diagrama de GANTT, herramienta tradicional utilizada en la creación de proyectos.

Si llegado a este punto es posible valorar los recursos, se puede utilizar la programación para la realización de los costes.

En la mayoría de proyectos existen eventos críticos por los que pasa todo el desarrollo del proyecto, siendo relevantes. Se denominan hitos, por eso estos eventos son sometidos a fuertes controles.

El recorrido que determinará la duración del proyecto se denomina Camino crítico y todos aquellos eventos que forman parte de este recorrido son actividades críticas. Se considerarán actividades críticas todas aquellas cuyo retraso de ejecución suponga un retraso en la fecha final del proyecto.

Recordemos! Se considerarán actividades críticas todas aquellas cuyo retraso de ejecución suponga un retraso en la fecha final del proyecto.

Como ejemplo, se utilizará la herramienta ProyectLibre de Open source, para hacer una planificación. Siendo el proyecto el desarrollo de un cableado estructurado para una Administración Pública, con su correspondiente certificación, con una duración aproximada de 3 meses.

El equipo de proyecto se compone de, al menos, las personas que respondan al perfil que se consideren imprescindibles para la realización de las actividades, en este ejemplo:

Un Jefe de Proyecto
Dos Analistas de Sistemas (Ing.)
Tres técnicos en redes
Un técnico en electricidad

Nota! Antes de la introducción de datos, es necesario establecer las precedencias entre las distintas actividades que hay que desarrollar dentro del proyecto. Como se aprecia en la siguiente tabla, se trata de establecer de forma secuencial las actividades que se van a llevar a cabo, de tal forma que una actividad depende de la anterior.

Código de la actividad	Nombre de la Actividad	Estimación (jornadas)	Recurso	Precedencias
01	Inicio del proyecto	0	–	0
02	Gestión del proyecto	11	Jefe de proyecto	01
03	Construcción de la red
03.01	Estudio de necesidades	4	Jefe de proyecto	01
03.02	Análisis	12/2	Analista de Sistemas	03.01
03.03	Diseño	10/2	Analista de Sistemas	03.02
03.04	Instalación de cableado horizontal, suministro eléctrico	140/4	Técnico Instalador	03.03
03.05	Instalación de cableado vertical, suministro eléctrico	40/4	Técnico Instalador	03.02
03.06	Instalación electrónica de red	6/3	Técnico
Instalador	03.03
03.06	Certificación de la red	15/3	Técnico instalador	03.04 03.05 03.06
03.07	Pruebas unitarias	6/2	Analista de Sistemas	03.06
03.08	Pruebas integradas	8/2	Analista de Sistemas	03.07
04	Puesta en marcha inicial	4/2	Analista de Sistemas	03.08
05	Puesta en producción	4/2	Técnico de Sistemas	04
06	Sistema en explotación	2/2	Técnico de Sistemas	05
07	Final del proyecto	0	–	02-06
Total		90

La estimación de jornadas se dividirá por el número de técnicos que trabajen en el proyecto.

Hay que tener en cuenta el control temporal del proyecto. Los hitos de control sirven para revisar el estado del proyecto y establecer Acciones de control sobre el desarrollo del mismo, de forma que se puedan medir las desviaciones entre la realidad y la planificación previa y tomar las medidas correctoras adecuadas para lograr los objetivos del proyecto.

Fecha	Hito de Control	Participantes
12-11-2013	Inicio de proyecto	Jefe de proyecto, todo el equipo
15-11-2013	Revisión y aprobación del estudio de necesidades	Jefe de proyecto, analista, cliente
26-11-2013	Revisión y aprobación análisis	Jefe de proyecto, analista
30-11-2013	Seguimiento intermedio, diseño	Jefe de proyecto, analista
09-12-2013	Seguimiento, diseño bloque 1	Jefe de proyecto, cliente, analista
16-12-2013	Seguimiento, diseño bloque 2	Jefe de proyecto, todo el equipo
23-12-2013	Seguimiento pruebas integradas	Jefe de proyecto, cliente
4-01-2014	Seguimiento pruebas iniciales	Jefe de proyecto, analista
14-01-2014	Seguimiento primera etapa de explotación	Jefe de proyecto, analista
20-01-2014	Seguimiento segunda etapa de explotación	Jefe de proyecto, todo el equipo
10-02-2014	Fin de proyecto (cierre)	Jefe, cliente, todo el equipo

Efectuando la entrada de datos y suponiendo su inicio el 12/12/2013, se obtiene la siguiente captura:

Desde la pantalla inicial, podrá dar de alta los hitos de control y en cualquiera de ellos, con doble clic, podrá ampliar la Información, como se aprecia en las siguientes capturas: