Identificación y descripción de los conceptos implicados (cliente, objetivos, alcance, tiempo, calidad, coste, riesgo, equipo, jefe de proyecto, usuarios, etc.)

Para realizar una correcta organización de un proyecto se deben elaborar unas actividades de gestión basadas en diversos factores teniendo en cuenta su influencia dentro del diseño del proyecto:

  • Cliente: es necesario cuantificar todas las necesidades y las especifica­ciones requeridas por el cliente ya que serán la base de la planificación. A partir de los requisitos necesarios se pueden calcular los diferentes aspectos incluidos en la gestión y la planificación como tiempo, recur­sos y presupuesto.
  • Objetivos: todo proyecto parte desde la definición de un objetivo final concreto para el cual se diseña. Todas las fases y la elaboración de un proyecto están enfocadas a conseguir un resultado concreto que deter­mina el cumplimiento exitoso del objetivo marcado en la planificación. Nota: los datos de los últimos años indican que solamente el 16,2 % de los proyectos fue exitoso y que el 31 % fue cancelado antes de su terminación, costando billones de dólares.
  • Alcance: se pueden diferenciar dos tipos de alcance, el alcance del proyecto y el alcance del producto. En el alcance del proyecto se debe analizar la combinación de todas las tareas y el trabajo para llevarlo a cabo. En el alcance del producto se deben identificar las limitaciones con respecto al producto y comprobar si el resultado cumple con las características y las funciones requeridas.
  • Tiempo: en la planificación se define una fecha de inicio y fin para el proyecto, siendo este plazo de tiempo considerado el tiempo total del proyecto. En este tiempo se definen la secuenciación de las actividades y la estimación de plazos para cada actividad.
  • Calidad: es necesario que el proyecto asegure la satisfacción sobre los requisitos y las necesidades establecidas. Es imprescindible elaborar una planificación y un control de la Calidad tanto del proceso como del producto mediante actividades de seguimiento.
  • Coste: partiendo de un presupuesto establecido y definido, es muy im­portante llevar a cabo un proceso de gestión del coste que asegure la realización del proyecto con el presupuesto aprobado y por tanto hacer una planificación de recursos, estimaciones y control del coste.
  • Recursos: un recurso se define como la fuente de la cual se extrae un beneficio y pueden ser de tipo humano, económico, temporal, material, equipos, instrumentos o instalaciones.
  • Riesgo: en cualquier proyecto existe multitud de riesgos que posterior­mente, si se materializan, se convierten en problemas que provocan situaciones adversas, por ello es necesario realizar actividades para la gestión de riesgos.
  • Seguimiento: cada determinado tiempo se debe realizar una comproba­ción periódica sobre el cumplimiento de las previsiones de la planifica­ción, la funcionalidad y la productividad.

Importante! Oara realizar un buen seguimiento del proyecto se deben aplicar técnicas como la elaboración de documentación, reuniones con el equipo e individuales, revisiones de productos y utilización de alguna herramienta software de planificación y gestión.

  • Revisiones: se aplican determinadas revisiones en varios momentos du­rante el desarrollo del proceso. Estas revisiones abarcan los diferentes aspectos y fases del proyecto como la planificación, la documentación producida, los procedimientos o las partes específicas del producto que pueden considerarse críticas.
  • Equipo: la organización del equipo de proyecto es un pilar básico en la planificación y tiene como objetivo diseñar la estructura de equipo. El jefe de proyecto debe asignar a cada integrante del grupo su función dentro del equipo dependiendo de sus habilidades, conocimientos, ca­racterísticas y perfil.
  • Jefe de proyecto: el jefe de proyecto es el encargado de asignar los re­cursos, gestionar las prioridades, la planificación, la gestión de riesgos y de mantener al equipo de proyecto enfocado en los objetivos propuestos.
  • Usuarios: dependiendo de la orientación del proyecto, se deben tener en cuenta las condiciones de éxito enfocadas en los usuarios finales. Se debe interactuar con los usuarios para conocer las necesidades y anali­zar el tipo o grupo de usuarios directos para el cual la planificación y el proyecto estarán orientados.

 Conceptos en la planificación de un proyecto

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