Identificación y descripción de tareas del cierre del proyecto
No se puede dar por finalizado un proyecto de implantación de redes telemáticas hasta que no se realiza la entrega definitiva al cliente. Esta entrega lleva emparejada una serie de tareas que concluirán con la valoración objetiva del proyecto.
Transferencia de conocimiento
La documentación técnica más todos los entregables exigidos por el proyecto serán facilitados al cliente con las aclaraciones o, si fuese necesario o estuviese contemplado en el proyecto, con la formación precisa para la continuidad de servicio de la instalación.
Esta documentación Incluye los planos topográficos de localización de componentes, esquemas unifilares, colección de las certificaciones de componentes, resultados de las pruebas de certificación, colección de manuales de operación de los componentes, listado de claves secretas que se hayan podido utilizar durante la configuración de equipos electrónicos, etc.
De manera concluyente, se ha de traspasar toda la Información necesaria para que el cliente sea capaz, por sí solo, de mantener sin mayores problemas toda la infraestructura de red Telemática instalada.
Comunicado de finalización formal del proyecto
Posteriormente a la transferencia de conocimiento, se realiza el comunicado de finalización formal del proyecto.
Este acto, por lo general, consiste en una reunión de ambas partes, empresa instaladora y cliente, en la que repasan la lista de requerimientos iniciales necesarios en la implantación del sistema de red y la lista de incidencias que se hayan ido abriendo a lo largo de la ejecución del proyecto.
Se contrastan dichas listas y si no queda ninguna Incidencia por resolver y se han cumplido todos los requerimientos iniciales y los añadidos posteriormente, se procede a la firma del Documento de finalización de obra por ambas partes.
Informe sobre costos y cierre económico
Cuando el seguimiento del proyecto se ha llevado a cabo correctamente utilizando las herramientas informáticas disponibles para ello, la realización del informe económico teórico es prácticamente inmediata. Este primer informe se ha de contrastar con la valoración contable real, ya que siempre se producen variaciones que se han de regularizar.
Si el seguimiento se ha llevado a cabo mediante los debidos registros en papel, el proceso es más lento, pero fundamentalmente es el mismo que el anterior.
Es importante que este informe refleje los gastos derivados por el consumir, desgaste o uso de elementos de protección.
El objetivo de este informe, entre otros, es conocer la viabilidad económica del proyecto.
Archivado de la documentación de gestión del proyecto
La documentación generada inicialmente y la que se haya generado durante el transcurso del proyecto se debe recopilar y almacenar en un mismo lugar, ya sea en formato papel o soporte digital. De esta manera, el acceso a la Información será más efectivo.
Los sistemas de gestión documental informatizados facilitan enormemente esta tarea, pero naturalmente requieren del buen hacer de todos los participantes en el proyecto.
Inclusión en el inventario de proyectos
Es conveniente disponer de un listado con todos los proyectos abiertos, donde figuren tanto los realizados como los presupuestados, o los que se encuentran en curso, con los enlaces necesarios desde donde poder acceder a su contenido. A este listado inicial se le puede denominar Inventario de Proyectos.
Este listado de inventario puede proporcionar inicialmente más Información adicional, como, por ejemplo, identificador del proyecto, el coste actual, número de participantes, fecha de inicio y/o finalización, destino del proyecto (cliente u órgano interno), si dispone o no de plan de Calidad o seguridad asociado, etc.; siempre dependiendo de la Información rápida que se necesite saber a golpe de vista.
Valoración del proyecto: lecciones aprendidas
Una reunión final sobre la valoración del proyecto es fundamental: primero, para la implicación de todos los participantes; y segundo, para el enriquecimiento del proceso de mejora continua. Compartir los éxitos y los fracasos ayuda a mejorar en el terreno laboral y personal.
Se dice que de los errores se aprende, pero también se aprende del trabajo bien hecho.
Realizar valoraciones sobre la manera en la que se han corregido o solventado los riegos en materia de seguridad o valorar la forma en la que se ha organizado o distribuido el trabajo, la recepción del material, la gestión de la facturación y cobros, los pagos a proveedores, la necesidad de horas extras, etc., puede llevar a un mayor aprovechamiento de recursos, tanto humanos como materiales.
Por lo tanto, se hace necesaria una llamada a la reflexión a la finalización de cualquier proyecto, y no es conveniente embarcarse en un nuevo proyecto de la misma índole sin abordar todas las cuestiones, críticas y/o sugerencias que el anterior haya suscitado.
Ejemplificación de distintos tipos de documentos utilizados en el cierre del proyecto
A continuación, se exponen ejemplos de distintos documentos utilizados en un cierre de proyecto:
- Documento de recepción del proyecto. Al igual que se formaliza la apertura o inicio de un proyecto, se ha de formalizar, mediante el debido Documento, la transferencia al cliente de la funcionalidad del proyecto y la supresión o cancelación de los recursos invertidos en el mismo.
- Informe final de proyecto. Mediante este se procederá a la recogida de Información sobre la experiencia de la actuación, sobre la documentación de base generada y sobre todo el conocimiento adquirido y de utilidad para la organización.
- Documentación técnica de final de proyecto. Comprende toda la definición técnica, los documentos sobre legalización, certificados aplicables o resultado de muestras de ensayos si proceden, así como los distintos manuales de funcionamiento.
Como ejemplo de Documento de recepción de proyecto se indica en el siguiente acta de entrega:
Ejemplo de acta de entrega
ACTA DE ENTREGA
FECHA: Málaga, 29 de Febrero de 2014
PARA: Feo. Uavaneras Buitrago DE: EIRSUIN
ASUNTO: Entrega de Instalación de cableado estructurado
EMPRESA DE INSTALACIONES DE REDES Y SUMINISTROS INFORMÁTICOS IERSUIN
ACTA DE ENTREGA
El gerente de IERSUIN, José de la Mota y Gutiérrez, mediante la presente acta, hace entrega de la instalación de cableado y suministro de red, según especificaciones detalladas en Proyecto de Ejecución referenciado como PR-OOOOO, al señor Francisco LLavaneras Buitrago identificado con D.N.t. número 00000000-A
Para constancia de lo anterior se firma en el Municipio de Málaga, a día 29 del mes de febrero del año 2014
