Secuenciación de tareas

Una vez se haya establecido el conjunto de actividades de las que constará el proyecto para cumplir los objetivos deseados, debe establecerse la secuenciación y la dependencia entre dichas actividades o tareas. Para definir  estas dependencias es necesario conocer detalladamente todo el conjunto de actividades que componen el proyecto para conseguir el alcance establecido.

Para realizar la secuenciación se utilizarán técnicas como el diagrama de Grantt y las técnicas basadas en la teoría de grafos (PERT y CPM). Mediante el diseño de las redes basadas en grafos se establecerán las dependencias entre actividades y las precedencias entre ellas.

Importante! La dependencia entre actividades se produce cuando una actividad requiere para su inicio la finalización de otra actividad.

Identificación y comparación de los distintos tipos de dependencia entre tareas: primarias, secundario y externas

Se define como dependencia entre tareas a la relación entre dos tareas vinculadas por una dependencia entre sus fechas de inicio y final.

El proyecto estará compuesto por una lista de tareas ordenadas secuncialmente según el orden ejecución que debe llevarse a cabo. La relación y el orden entre cada tarea serán establecidos según su dependencia en la fecha de comienzo y fin de cada actividad, manteniendo la secuenciación de ejecución.

Se pueden diferenciar tres tipos de dependencia entre tareas como son las primarias, las secundarias y las externas. A continuación se definen y comparan cada una de estas tres dependencias:

• Dependencia primaria: inherentes a la naturaleza de los trabajadores, es decir, este tipo de dependencia es permanente en la actividad y no puede ser eliminada porque forma parte de su naturaleza y no depende de algo externo. Por tanto, la dependencia primaria en la secuenciación indica que existen tareas que por su dependencia natural fuerza la unión y la secuencia con una tarea determinada.
• Dependencia secundarias: establecidas por el equipo de proyecto, donde de forma razonable se establece la organización y la secuencia lógica de las actividades que componen el proyecto.

Es importante resaltar que las dependencias secundarias se deben realizar con lógica para no introducir  limitaciones ficticias en la duración del proyecto.

• Dependencia externas: legislación y licencias donde la dependencia de una actividad está directamente relacionada a permisos, aceptación y conformidad según las leyes y normativas vigentes establecidas así como las licencias de instalación o implementación en este caso de la red Telemática.

	Dependencia de	Establecido por	Basada en
Primaria	Naturaleza del trabajo	Limitaciones del trabajo	No depender de algo externo
Secundaria	Ordenación y secuencia lógica	Grupo de proyecto	Lógica
Externa	Legislación y licencias	Organismos	Normativas y leyes

Para realizar los procedimientos de secuenciación sobre las actividades del proyecto se utilizarán las técnicas basadas en la teoría de grafos CPM y PERT, así como en el diagrama Gantt modificad.  Los resultados de utilizar estas herramientas de secuenciación serán los siguientes:

• Diagrama de Gantt
• Diagrama de red del proyecto
• Actualización de las actividades y la estructura de descomposición del trabajo (EDT)
• Documento que describe la secuenciación y la descripción de las relaciones

Identificación de los distintos tipos de relaciones de precedencia entre tareas

En la técnica basada en la teoría de grafos las actividades se presentan mediante flechas desde un Nodo, formando una red de actividades donde cada Nodo representa un suceso. Por tanto, toda actividad tendrá un suceso, un inicio de actividad y un fin de la actividad como se muestra en la siguiente imagen:

Representación de la actividad

Un Nodo al que solo llegan actividades representa un suceso de tipo terminación del proyecto mientras que si el Nodo no tiene ninguna actividad entrante el suceso es de tipo comienzo del proyecto. De forma general, un Nodo de la red representa el momento en el que finalizan todas las actividades que son entrantes a dicho Nodo.

Recordemos! La técnica basada en la teoría de gratos representa las actividades mediante flechas siempre desde un Nodo hacia otro Nodo.

Los tipos de relaciones de precedencia entre tareas se desarrollaron anteriormente en esta unidad. A continuación se muestra un cuadro resumen donde se representan los tipos de relaciones de precedencia que se pueden encontrar y su correspondiente ejemplo gráfico:

Tipo de procedencia	Descripción	Ejemplo gráfico
Lineal	Para iniciar la actividad b, la actividad a tiene que haber finalizado
Convergente	Para iniciar la actividad d, es necesario haber finalizado las actividades a,b y c
Divergente	Para iniciar las actividades b, c o d, es necesario haber finalizado la actividad a

Algunas veces es necesario incluir una actividad extra para definir una relación de precedencia que no ha sido reflejada por las actividades existentes, para ello se introduce una actividad extra denominada actividad ficticia que no tiene correspondencia con ninguna actividad real. Esta actividad ficticia requiere tiempo cero de ejecución y se representa con una flecha en línea discontinua como se muestra a continuación:

Representación de una actividad ficticia

Definición del concepto “Hito”

Un Hito se define como una tarea de duración cero que representa la consecución de un logro o meta importante establecida dentro del proyecto para unas fechas de entrega concretas y compartidas con los demás miembros del grupo de proyecto. Los hitos proporcionan Información sobre los avances llevados a cabo sobre el proyecto e indican de forma simbólica un logro, punto o momento importante del proyecto.

En el cronograma del proyecto de redes deben existir varios hitos en unas determinadas fechas estimadas, los cuales indican que se estima el cumplimiento de esas actividades en esas fechas concretas.

Cuando en un proyecto un Hito es actualizado, automáticamente todas las fechas de entrega relacionadas con esa tarea son actualizadas, además de sincronizarse los calendarios de todos los miembros participantes en el proyecto.

El uso de hitos es recomendable en la planificación del proyecto ya que permite organizar el proyecto por etapas y realizar una mejor gestión del resultado final en base a los objetivos. Además, permite realizar el seguimiento de avance del proyecto, hacer revisiones periódicas y seguir el cronograma que permite finalizar el proyecto en los plazos previstos.

Importante! Cada Hito tiene una fecha establecida y puede tener relacionada una o más tareas de las que consta el proyecto de implantación de red Telemática.

Los hitos deben ser programados por el jefe de proyecto cuando se realiza la propuesta de dicho proyecto, señalando dentro de la descripción del proyecto los hitos o fechas que los miembros del equipo deben tener presentes.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de representación de un Hito (encerrado en un círculo) sobre el cronograrna de un proyecto en el que se puede observa que su asignación de duración es nula, tiene una fecha concreta y se establece en el fin de una etapa:

Representación de un hilo sobre un cronograrna

Aplicación práctica

Debe realizar la secuenciación de las siguientes seis tareas teniendo en cuenta sus tipos de precedencias a partir de la Información contenida en la siguiente tabla:

Dibuje el grafo que represente el diagrama de red de actividades estableciendo la secuenciación entre las tareas según la tabla anterior, dibujando el grafo para un tipo de precedencia lineal, convergente y divergente.

Solución:

A partir de las actividades reflejadas en la tabla y el tipo de precedencia existente entre cada una de ellas, se dibuja la red de secuenciación de actividades como se muestra a continuación:

Grato para el diagrama de red de actividades

Descripción de distintas técnicas de secuenciación: diagrama de Gantt y técnicas basadas en la teoría de gratos: PERT (técnica de revisión y evaluación de programas) y CPM (método de la ruta crítica)

Para realizar la secuenciación de actividades de las que se compone el proyecto es necesario usar herramientas de secuenciación como por ejemplo el diagrama de Gantt y las técnicas basadas en la teoría de gratos (PERT y CPM). Estas técnicas servirán como ayuda a la hora de realizar la estructura, la organización y la secuenciación de todas las actividades del proyecto de manera que proporcionarán una Información gráfica sobre el desarrollo.

A continuación se describen las técnicas de secuenciación correspondientes al diagrama de Gantt y a las técnicas PERT y CPM basadas en la teoría de gratos.

Diagrama de Gantt

Una de las técnicas más sencillas para realizar la secuenciación de tareas es la técnica de los diagramas de barras, en los que destaca el diagrama de Gantt.

El diagrama de Gantt consiste en una representación gráfica en la que:

• A la izquierda, alineadas por filas, aparecen las actividades que debe realizarse.
• A la derecha, alineada por columnas, aparece la escala de tiempo establecida para la ejecución del proyecto.
• La duración de tiempo de cada actividad se representa mediante una línea o rectángulo situado en su correspondiente actividad y con una dimensión que depende de dicha duración.

El diagrama de Gantt es una técnica sencilla, intuitiva y muy representativa, pero presenta algunos defectos que provocan que su uso sea limitado, como en los siguientes casos:

• Representa una imagen estática del proyecto; una vez realizada la planificación no puede actualizarse durante su seguimiento, sino que hay de volver a construirlo.
• No es adecuado cuando el proyecto requiere de numerosas actividades; además, el diagrama de Gantt clásico solo considera tiempos, pero no el consumo de recursos.

Técnica de revisión y evaluación de programas (PERT) y método de la ruta crítica (CPM)

El método de PERT tiene como objetivo optimizar el tiempo de ejecución del proyecto empleando gratos orientados que conforman la red de actividades, permitiendo visualizar las interrelaciones entre las actividades, su duración, sus fechas de inicio más temprana o tardía permisibles, definiendo de esta forma el conjunto de actividades al que se denomina camino crítico.

El objetivo de la técnica CPM es controlar la ejecución y optimizar los costes sobre las actividades de las que se compone el proyecto.

Los métodos de secuenciación de PERT y CPM tienen las siguientes características:

• Identifican las actividades y su duración específica.
• Permiten determinar su secuencia apropiada.
• Determinan el camino crítico y permiten actualizar según el progreso del proyecto.

Como se ha comentado al inicio del capítulo, los métodos de PERT y CPM son muy similares y están basados en la teoría de gratos, siendo la diferencia entre ellos la base para la estimación de los tiempos sobre las actividades. El método de PERT utiliza tres tiempos probabilísticos de estimación para cada tarea mientras que CPM ayudará a obtener el camino crítico sobre la red de actividades utilizando tiempos determinísticos.

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Resumen de Determinación de Dependencias

Se utilizan tres tipos de dependencias para definir la secuencia entre las actividades.

• Dependencias obligatorias. El equipo de dirección del proyecto determina qué dependencias son obligatorias durante el proceso de establecimiento de la secuencia de las actividades. Las dependencias obligatorias son aquellas inherentes a la naturaleza del trabajo que se está realizando. Las dependencias obligatorias generalmente implican limitaciones físicas, como en un proyecto de construcción, donde es imposible erigir la superestructura hasta que no se construyan los cimientos; o en un proyecto de electrónica, donde se debe construir un prototipo antes de poder probarlo. A veces, las dependencias obligatorias también se denominan lógica dura.
• Dependencias discrecionales. El equipo de dirección del proyecto determina qué dependencias son discrecionales durante el proceso de establecimiento de la secuencia de las actividades. Las dependencias discrecionales se encuentran totalmente documentadas, ya que pueden producir valores arbitrarios de holgura total y pueden limitar opciones posteriores de programación. A veces, las dependencias discrecionales se denominan lógica preferida, lógica preferencial o lógica blanda. Las dependencias discrecionales generalmente se establecen sobre la base del conocimiento de las mejores prácticas dentro de un área de aplicación determinada o algún aspecto poco común del proyecto donde se desea una secuencia específica, aunque existan otras secuencias aceptables. Algunas dependencias discrecionales incluyen secuencias preferidas de actividades del cronograma sobre la base de una experiencia previa en un proyecto exitoso donde se realizó el mismo tipo de trabajo.
• Dependencias externas. El equipo de dirección del proyecto identifica las dependencias externas durante el proceso de establecimiento de la secuencia de las actividades. Las dependencias externas son las que implican una relación entre las actividades del proyecto y las actividades que no pertenecen al proyecto. Por ejemplo, las actividades de prueba del cronograma en un proyecto de software pueden depender de la entrega del hardware proveniente de una fuente externa, o puede ser necesario realizar informes gubernamentales de evaluación ambiental antes de comenzar con la preparación del emplazamiento en un proyecto de construcción. Esta entrada puede hacerse sobre la base de Información histórica de proyectos anteriores de naturaleza similar, o de contratos o propuestas de vendedores