Técnicas de definición del alcance: estructura de descomposición del trabajo (EDT)
La definición del alcance de un proyecto consiste en delimitar los trabajos que son necesarios realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados sobre el proyecto de red Telemática.
Una herramienta útil para llevar a cabo esta tarea es la estructura de descomposición del trabajo (EDT). Esta herramienta permitirá definir el alcance del proyecto, es decir, todo el trabajo requerido para completar el proyecto de red telemática de forma exitosa.
A continuación se va a realizar una explicación más detallada de lo que es la estructura de descomposición del trabajo (EDT), su finalidad, estructura y características.
Explicación del concepto y finalidad de la EDT
La EDT es una herramienta que permite organizar y definir el alcance del proyecto en su totalidad, representando la especificación del trabajo correspondiente a la definición del alcance del proyecto de implantación de una red Telemática.
La EDT tiene como finalidad definir e identificar todos los esfuerzos necesarios en el proyecto y la asignación de responsabilidades sobre los miembros de la organización.
La EDT se lleva a cabo principalmente en la fase inicial del proyecto para definir el alcance del proyecto; y, siendo elaborada correctamente, debe asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario para la definición del alcance.
La herramienta EDT para la definición del alcance del proyecto de implantación de una red Telemática reúne las siguientes características:
- Organizar y definir de forma jerárquica toda la estructura de trabajo del proyecto de red Telemática.
- Orientada a entregables para cada una de las actividades.
- Facilita el manejo y el control del trabajo que es necesario llevar a cabo mediante la subdivisión de dicho trabajo.
- En cada nivel descendente se realiza una definición del trabajo más detallada.
- Los niveles más bajos se denominan paquetes de trabajo.
- Es posible programar, monitorizar, presupuestar y controlar los paquetes de trabajo.
- Debe ser elaborada por el equipo de proyecto.
En la siguiente imagen se pueden observar los pasos a seguir para la utilización de la herramienta de estructura de descomposición del trabajo (EDT). Puede verse que a partir de determinados entradas conocidas y utilizando la técnica de la descomposición del trabajo se obtienen como salida determinados documentos, siendo en este caso la descomposición de tareas y el diccionario EDT así como la actualización de los documentos del proyecto de implantación de red Telemática.
Proceso para crear una estructura de descomposición de trabajo (EDT)
Importante! La EDT documenta el alcance del proyecto pero no el plan de ejecución llevado a cabo.
Descripción de su estructura jerárquica
La estructura de la EDT está organizada de forma jerárquica donde cada nivel descendente representa un incremento en el detalle de definición del trabajo.
Para generar la EDT se deben descomponer desde los elementos generales a los particulares siendo cada nivel superior el resultado de la Integración de los elementos del siguiente nivel. El trabajo planificado se sitúa en el nivel más bajo de los componentes de la EDT, a los que se denominan paquetes de trabajo. Estos paquetes de trabajo son una descripción cualitativa y cuantitativa de una determinada actividad que va a realizarse en el proyecto, es decir, describe el trabajo que se debe realizar y el resultado que se desea obtener.
Los paquetes de trabajo definen el alcance del proyecto y se caracterizan por la posibilidad de ser programados, monitoreados, presupuestados y controlados.
Los pasos que se deben seguir para la creación de la estructura de EDT son los siguientes:
- Identificar el producto final del proyecto para alcanzar el objetivo.
- Definir los capítulos principales del proyecto.
- Revisar la EDT hasta el total acuerdo de las personas involucradas en el proyecto para obtener el resultado deseado.
- Descomponer los capítulos en otros hasta llegar al nivel de detalles adecuado, es decir, hasta definir el paquete de trabajo, en el que ya es posible definir claramente las variables de tiempo y costo para realizar un seguimiento fiable del proyecto.
No existen unas reglas determinadas para dimensionar el diseño, siendo el contexto práctico el que determinan los detalles de la EDT, aunque la estructura debe incluir los elementos necesarios para el completo desarrollo: los niveles de profundidad son los niveles que van desde el nivel correspondiente al producto final y el nivel correspondiente a los paquetes de trabajo.
Niveles de representación de una EDT
Los elementos de ancho corresponden a los elementos en dirección horizontal de izquierda a derecha situados en cada nivel de desglose realizado.
Ejemplo de descripción de los niveles y elementos que componen cada nivel en una EDT
El nivel de desglose general que se debe realizar en la estructura de descomposición del trabajo mantiene unas determinadas orientaciones, las cuales se muestran a continuación:
- Una EDT está suficientemente descompuesta cuando el elemento representa un 4 % aproximadamente de tiempo o coste de la totalidad del proyecto.
- Dentro de un nivel se estima conveniente gestionar entre cinco y nueve elementos; si se supera este número seria conveniente la creación de otro nivel.
- El número de niveles dependerá del alcance del proyecto y su complejidad, pero de forma general no debe superar los seis niveles de profundidad.
- Se estima que cada responsable no debe programar más de dos o 3 tres niveles.
- Una EDT no debe superar los 200 elementos terminales.
Para realizar la codificación de jerarquía dentro de la EDT es común enumerar secuencialmente los elementos de la descomposición con la finalidad de indicar la posición relativa dentro de la estructura. Por ejemplo, la codificación 1.3 indica que el elemento corresponde al nivel 2 de la jerarquía, mientras que la codificación 1.3.2 indica que el elemento corresponde al nivel 3.
Ejemplo de diagrama de estructura de descomposición del trabajo (EDT)
A continuación se muestra un ejemplo de la definición del alcance para un proyecto de implantación de red Telemática utilizando la herramienta de descomposición del trabajo. En el siguiente diagrama se muestra el resultado de la descomposición del trabajo:
Diagrama de estructura de descomposición del trabajo
En el diagrama se puede observar cómo en el nivel 1 está el producto final, en este caso la Implantación de la red Telemática.
En el nivel 2 se encuentran las cinco fases en las que se han dividido el desarrollo del proyecto de red Telemática, estas cinco fases son la de Información sobre los requisitos, el diseño de la red, la fase del cableado de red, la fase de pruebas sobre la red implantada y finalmente la documentación referente al proyecto.
En el nivel 3 se encuentra la definición de los entregables para cada con junto de actividades de las que consta cada fase.
Finalmente, en el nivel 4 están las actividades definidas en un nivel de detalle final, es decir, definiéndolas como paquetes de trabajo.
Aplicación práctica sobre diagrama de estructura de descomposición del trabajo
Imagine que debe realizar la definición del alcance para un proyecto de implantación de una red Telemática usando la técnica de EDT mediante un diagrama. Para realizar la descomposición se ha dividido el proyecto en cuatro fases.
Cada una de estas fases está compuesta por una serie de actividades necesarias para llevar a cabo el desarrollo del proyecto. En cada fase se debe establecer su correspondiente entregable y realizar la numeración de cada uno de los niveles del diagrama.
A continuación se muestran las cuatro fases en las que se ha dividido el proyecto y sus actividades:
- Fase: Requisitos y recopilación de datos:
-Reunión con el cliente.
-Datos de proyectos anteriores.
- Fase: Diseño:
-Diseño de la red.
-Diseño del cableado horizontal,
-Diseño del cableado vertical,
-Diseño del cableado área de usuario,
-Diseño de planos esquemáticos.
- Fase: Cableado:
-Despliegue del cableado,
-Conexionado y etiquetado,
-Certificado del cableado,
-Configuración de red.
- Fase: Pruebas y documentación:
-Pruebas de red.
-Documentación de las pruebas,
-Documentación del proyecto.
Indique cómo lo haría.
Solución:
A continuación se muestra el diagrama que representa la estructura de descomposición del trabajo (EDT), determinando cada uno de sus niveles y realizando su correspondiente numeración:
Diagrama EDT
Ejemplificación de documentos modelos de EDT
La EDT realizada queda reflejada en un conjunto de escritos, gráficos, esquemas y diagramas. El objetivo de estos documentos es informar sobre el conjunto de actividades necesarias en la ejecución de la implantación de la red Telemática dentro de cada una de las fases del proyecto, permitiendo identificar la descomposición del esfuerzo estimado en actividades durante el proyecto.
Importante! Los documentos EDT permitirán organizar el proyecto de implantación de red Telemática en partes manejables que definan el trabajo necesario que se debe realizar.
A continuación se muestran algunos ejemplos de estos documentos modelos de EDT.
Gráfico
Informa sobre la totalidad de tareas que se deben ejecutar para que el proyecto finalice exitosamente. Representa la EDT mediante un gráfico con los niveles jerarquizados de sus paquetes de trabajo y sus correspondientes actividades.
Ejemplo gráfico de una EDT
Lista de tareas
También informa sobre la totalidad de tareas que deben ejecutarse para que el proyecto finalice exitosamente. Muestra una lista con todas las actividades que componen el proyecto ordenadas desde su Inicio hasta su finalización. Dentro de cada actividad se especifican todas las tareas correspondientes a dicha actividad.
Lista de tareas de una EDT
Ficha de tarea
Contiene todos los detalles y la Información sobre una tarea determinada dentro de la EDT.
Descripción de tarea
| Tarea número | 1.1 |
| Nombre | Diseño del sistema |
| Descripción | Se diseñará el sistema partiendo de los requisitos con el objetivo de aportar el servicio necesario y exigido en las condiciones |
| Esfuerzo estimado | Una semana/una persona |
| Entregables | Estructura de implementación del sistema |
| Fecha | xx-xx-xxxx |
| Autor |
Cronograma
Documento para identificar los hitos de acuerdo a los plazos estimados donde se representan la duración de las actividades, los hitos y los recursos asignados a cada actividad aportando Información temporal.
Cronograma de identificación de hitos
Plan de entregas
Es un Documento donde se describe cada Hito del cronograma, incluyendo Información de las fechas y las tareas previstas por las personas implicadas, la lista de entregables y los criterios de aceptación.
Plan de Entregas
| Entregable | Hito | Fecha |
| Entregable 1 | Hito 1 | |
| Entregable 2 | Hito 2 | |
| Entregable 3 | Hito 3 | |
| Entregable N | Hito N |
Matriz de responsabilidades
Define todos los entregables mediante una lista que contiene todos los componentes de la EDT y los responsables asignados en la elaboración de dichos entregables.
Matriz de responsabilidades
| Entregable | Responsable |
| Entregable A | Desarrollador XI |
| Entregable B | Analista XI |
| Entregable C | Desarrollador X2 |
| Entregable D | Programador XI |
Importante! El diseño basado en el modelo de EDT por entregables no implica secuenciar las actividades y pueden ejecutarse dichas actividades en paralelo.
Caracterización de los paquetes de trabajo
Como se ha explicado, para crear la EDT, el trabajo se debe ir descomponiendo en componentes más pequeños y más fáciles de manejar hasta llegar a un nivel de detalle claro y entendible, que es el último y que se conoce como paquete de trabajo. El paquete de trabajo se caracteriza por:
- No puede ser subdividido más veces.
- Deben incluir contenido único y no duplicado.
- Tiene un entregable significativo.
- Debe ser desarrollado por la persona/grupo responsable.
- Debe tener unos tiempos de inicio y fin determinados.
- Es posible asignar presupuesto para la realización.
Ejemplo:
Para el proyecto de implantación de red Telemática se va a definir en la fase de cableado dos paquetes de trabajo, un paquete de trabajo para el despliegue del cableado estructurado y otro paquete de trabajo para las instalaciones de equipos de la red Telemática. Además, se van a indicar las características de cada paquete de trabajo.
A continuación se muestra un ejemplo para definir estos dos paquetes de trabajo en la fase correspondiente al cableado estructurado:
FASE: CABLEADO ESTRUCTURADO
Paquetes de trabajo
Despliegue del cableado estructurado
Responsable: técnicos de cableado.
Inicio = 23/06/2014; finalización = 7/07/2014.
Presupuesto = 22.450 €.
Entregable = ejecución del despliegue para el cableado.
Instalación de equipos
Responsable: técnicos de redes.
Inicio = 8/07/2014; finalización = 11/07/2014.
Presupuesto = 3.600 €.
Entregable = instalación y conexionado de equipos.
Una vez definidos los paquetes de trabajo se van a establecer las actividades dentro de cada uno de ellos:
Despliegue del cableado estructurado
Distribución del cableado vertical.
Distribución del cableado horizontal.
Distribución del cableado en puesto de usuario.
Canalización del cableado.
Certificación del cableado estructurado.
Instalación de equipos
Instalación de equipos de red en armario Rack.
Conexionado de los equipos de red.
Configuración de la red.
En el proceso de creación de una EDT se genera un Documento denominado diccionario de la EDT. Para cada componente de la EDT, el diccionario EDT contiene una breve definición del alcance, los productos entregables definidos, una lista de las actividades asociadas, los recursos asignados, las fechas, la duración y el coste, entre otra Información. El diccionario de EDT puede ser elaborado por el director o por la persona asignada al paquete de trabajo y que debe incluir toda la Información detallada para realizar el control del paquete de trabajo.
Importante! El diccionario EDT consiste en una ficha con Información identificativa de cada paquete de trabajo y sus actividades correspondientes.
Ficha correspondiente al diccionario EDT
| Código EDT | Nombre EDT | Responsable | Fecha actualización | ||
| Descripción EDT | |||
| Criterios de aceptación | |||
| Productos entregables | |||
| Supuestos | |||
| Recursos asignados | |||
| Hitos de cronograma | |||
| Fechas programadas | |||
| Riesgos | |||
| Predecesoras | Sucesoras | ||
| Fecha inicio | Fecha fin | ||
| Duración | |||
| Coste | |||
Identificación y comparación de estrategias de desarrollo descendente, ascendente y Tormenta de ideas
No existe una única forma correcta de organizar las tareas pertenecientes a un proyecto. En función de la forma y el estilo del trabajo, y del grupo de proyecto, el esquema de tareas y actividades creado empleará diferentes métodos y estrategias de desarrollo, tales como el desarrollo descendente, ascendente y la Tormenta de ideas, que se describen a continuación.
Estrategia descendente
Se definen en el nivel más alto las tareas resumen, teniendo en cuenta las fases amplias del proyecto. Seguidamente se especifican por debajo de las tareas resumen las subtareas de menor nivel y, finalmente, se especifican las tareas individuales, de nivel inferior.
Ejemplo:
Se va a realizar la organización de tareas de un proyecto de implantación de red Telemática utilizando una estrategia descendente en la que primero se van a definir las fases, segundo las subtareas y finalmente las tareas individuales para cada subtarea.
Se comienza definiendo las fases:
- Recopilación de Información.
- Diseño de red.
- Cableado,
- Pruebas,
- Documentación.
Seguidamente se definen las subtareas para cada fase:
- Recopilación de Información:
-Documentación.
-Requisitos y necesidades del cliente.
- Diseño de red
-Diseño de la estructura de red.
-Definición de equipos.
- Cableado:
-Cableado estructurado,
-Canalización del cableado,
-Etiquetado.
-Certificado del cableado,
- Pruebas:
-Pruebas de red.
- Documentación:
-Documentos del proyecto.
Por último, se van a definir las tareas correspondientes a cada una de las subtareas anteriores:
Recopilación de Información:
- Documentación:
-Recopilar Información de anteriores proyectos similares.
- Requisitos y necesidades del cliente:
–Reunión con el cliente,
–Visita al lugar de implantación de la red.
–Definición del alcance y prestaciones de la red.
- Diseño de red
-Diseño de la estructura de red:
–Planos y esquemas de infraestructura de la red.
–Planos y esquemas de la distribución de la red.
-Definición de equipos:
–Definición de armarios, equipos de red y protección.
- Cableado:
-Cableado estructurado:
–Cableado vertical,
–Cableado horizontal,
–Cableado puesto de usuario.
-Canalización del cableado:
–Canalización vertical,
–Canalización horizontal.
-Etiquetado:
–Etiquetado del cableado, equipos y puestos de usuario,
-Certificado del cableado:
–Pruebas de certificado del cableado,
- Pruebas:
-Pruebas de red:
–Testeo de la red Telemática.
–Verificación de transferencia de datos
–Documentación de las pruebas
- Documentación:
-Documentos de la implantación:
–Manual de usuario,
–Documentos del proyecto.
Estrategia ascendente
Se introduce todo el conjunto de tareas de menor nivel en su orden lógico. Luego se inserta una nueva tarea sobre el conjunto anterior de menor nivel. Finalmente se convierte la nueva tarea en la tarea resumen.
Ejemplo:
Para organizar las tareas usando la estrategia ascendente, el proceso sería al contrario del realizado en el ejemplo anterior, donde primero se van a definir todas las tareas de menor nivel, luego la subtareas y finalmente la tarea resumen. A continuación se muestra un ejemplo para dos tareas resumen como son las pruebas y el cableado de un proyecto de implantación de red Telemática:
Primero se van a definir las tareas de menor nivel en el orden lógico (primero las de la fase de cableado y luego las de la fase de pruebas):
- Cableado vertical.
- Cableado horizontal.
- Cableado puesto de usuario.
- Canalización vertical.
- Canalización horizontal.
- Etiquetado del cableado, equipos y puesto de usuario.
- Pruebas de certificado del cableado.
- Testeo de red Telemática.
- Verificación de transferencia de datos
- Documentación de las pruebas
Una vez definidas todas las actividades de menor nivel, hay que insertar una subtarea sobre estas tareas de menor nivel y finalmente insertar las dos tareas resumen, que en este caso son cableado y pruebas:
Tarea resumen: cableado
- Subtarea: Cableado estructurado.
-Cableado vertical
-Cableado horizontal
-Cableado puesto de usuario.
- Subtarea: Canalización del cableado.
-Canalización vertical
-Canalización horizontal.
- Subtarea: Etiquetado.
-Etiquetado del cableado, equipos y puesto de usuario
- Subtarea: Certificación.
-Pruebas de certificado del cableado.
Tarea resumen: cableado
- Subtarea: Pruebas de red.
-Testeo de red Telemática
-Verificación de transferencia de datos
-Documentación de las pruebas.
Estrategia de Tormenta de ideas
Primero se piensan todas las tareas que pueden ser necesarias en el proyecto sin preocupación por la secuenciación y la organización de las mismas. A continuación se estructuran todas las tareas eliminando las repetidas y añadiendo las que sean necesarias. Se deben convertir las tareas de nivel superior en tareas resumen y seguidamente agrupar las tareas relacionadas y organizarías secuencialmente.
Ejemplo:
De igual forma, con las mismas actividades del ejemplo anterior de estrategia ascendente, se va a usar la estrategia de tormentas de ideas elaborando una lista de actividades sin preocupación por la secuenciación entre dichas actividades:
- Verificación de transferencia de datos
- Testeo de red Telemática
- Cableado vertical
- Pruebas de certificado del cableado
- Cableado horizontal
- Canalización horizontal
- Comprobación de transferencia de datos
- Documentación de las pruebas
- Canalización vertical
- Cableado puesto de usuario.
- Etiquetado del cableado, equipos y puesto de usuario
- Cableado vertical y horizontal.
A continuación se estructuran las tareas y se eliminan las repetidas, en este caso las actividades repetidas son:
- Comprobación de transferencia de datos
- Cableado vertical y horizontal.
Así pues, se definen las tareas resumen y se ordenan secuencialmente (indicado entre paréntesis):
Tarea resumen: cableado:
- Cableado vertical (1).
- Pruebas de certificado del cableado (7).
- Cableado horizontal (2).
- Canalización horizontal (5).
- Canalización vertical (4).
- Cableado puesto de usuario (3).
- Etiquetado del cableado, equipos y puesto de usuario (6).
Tarea resumen: pruebas:
- Verificación de transferencia de datos (2).
- Testeo de red Telemática (1).
- Documentación de las pruebas (3).
La siguiente tabla muestra una comparativa con los pasos para llevar a cabo las estrategias anteriores:
| Descendente | Ascendente | Tormenta de ideas | |
| Primer paso | Definir las tareas de nivel más alto como tareas resumen | Tareas de menor nivel | Posibles tareas |
| Segundo paso | Especificar las subtareas y subfases de nivel inferior | Insertar una nueva tarea | Convertir tareas de nivel superior en tareas resumen |
| Tercer paso | Especificar las tareas individuales del nivel inferior | Convertir la nueva tarea en tarea resumen | Eliminar duplicidad y ordenar tareas |
Aplicación práctica sobre organización de tareas con estrategia descendente
Imagine que tiene que realizar una organización de tareas sobre un proyecto de implantación de una red Telemática usando la estrategia descendente. Para comenzar la organización de tareas se han definido las cuatro fases que se muestran a continuación:
- Recopilación de Información
- Diseño de red.
- Cableado.
- Pruebas y documentación.
En la siguiente tabla se muestra la lista de las subtareas y las tareas definidas para el proyecto:
|
Subtareas |
Tareas |
|
| Necesidades del cliente | Reunión con cliente | Obtener Información sobre proyectos similares anteriores |
| Obtener documentación | Definición del objetivo, alcance y plazos | Diseño del cableado horizontal y de área de usuario |
| Diseño del cableado estructurado | Diseño de planos generales y ubicación del equipamiento | Diseño del cableado vertical |
| Diseño de planos esquemáticos | Diseño de planos para conexionado horizontal, vertical y área de usuario | Despliegue del cableado horizontal, vertical y área de usuario |
| Despliegue del cableado estructurado | Canalización del cableado horizontal y área de usuario | Etiquetado del cableado |
| Canalización y etiquetado | Canalización del cableado vertical | Pruebas de certificación del cableado |
| Certificado del cableado | Etiquetado de equipos de red | Configuración lógica de la red |
| Configuración de la red | Documentación sobre las pruebas de certificado | Configuración física de la red |
| Pruebas de red | Pruebas y testeo de red | Documentación del proyecto |
| Documentación del proyecto | Informes sobre las pruebas | Manual de usuario |
Debe completar la siguiente tabla y realizar la organización de tareas usando la estrategia descendente a partir de la Información correspondiente a las subtareas y tareas del proyecto de implantación de una red Telemática. Primero hay completar las fases, posteriormente completar las subtareas y finalmente colocar cada una de las tareas en su correspondiente subtarea:
Fase: recopilación de Información
| Subtareas | Tareas |
| —
— |
|
| — |
Fase: diseño de red
| Subtareas | Tareas |
| —
— |
|
| — |
Fase: cableado
| Subtareas | Tareas |
| —
— |
|
| — |
Fase: pruebas y documentación
| Subtareas | Tareas |
| —
— |
|
| — |
Solución:
Utilizando la estrategia descendente para realizar la organización de tareas df; un proyecto de implantación de redes telemáticas, el primer paso es definir las fases, en este caso cuatro, y posteriormente completar la tabla con las subtareas definidas. Finalmente se coloca en la tabla cada tarea definida en su correspondiente subtarea, completando de esta forma toda la tabla siguiendo los pasos de la estrategia de organización descendente:
